Thư ký Bộ phận Buồng

- Nhận yêu cầu của khách qua điện thoại, thông báo cho các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của khách.

- Lưu trữ bảo quản các loại hồ sơ, tài liệu chứng từ, hợp đồng… của bộ phận.

- Ghi nhận, gửi và lưu các phiếu trình, phiếu yêu cầu liên quan giữa bộ phận Phòng và các bộ phận khác.

- Cập nhật thông tin hoạt động của bộ phận, của khách sạn trên bảng tin nhanh.

- Lập phiếu yêu cầu mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu, văn phòng phẩm, hàng miễn phí trong phòng theo sự phân công. Theo dõi và thúc đẩy tiến độ với bộ phận mua hàng.

- Bảo quản tài sản hoặc đồ vật khách để quên, tài sản thất lạc của khách và nhân viên theo quy trình. Bảo đảm các vật dụng Lost and Found được ghi nhận và xử lý đúng quy định.

- Bảo quản các vật dụng phục vụ như: bình thủy, bình đá, máy khử mùi, mền, gối, phích cắm điện, bàn ủi… Theo dõi tình trạng của các trang thiết bị, báo Kỹ thuật sửa chữa các hư hỏng nếu có.

- Cập nhật tình trạng phòng, danh sách khách đến và đi trên hệ thống theo quy định.

- Cấp phát và thu hồi chìa khóa phòng, đảm bảo các nhân viên phòng ký nhận và ký trả đầy đủ.

- Theo dõi chấm công cho nhân viên bộ phận, hàng tháng tổng hợp ngày công, ngày phép của nhân viên nộp về Nhân sự để tính lương.

- Hợp tác tốt với các bộ phận khác trong khách sạn

- Báo cáo Quản lý bộ phận những thông tin nổi bật hoặc những thông tin ngoài quyền hạn.

- Thực hiện các báo biểu, soạn thảo các văn bản, thư từ theo yêu cầu của Quản lý bộ phận.

- Tham dự và ghi biên bản cuộc họp bộ phận hàng tuần.

- Tiếp nhận và phân phát công văn, giấy tờ của Bộ phận, truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Quản lý Bộ phận đến quản lý, nhân viên bộ phận và các bộ phận liên quan.

- Hỗ trợ Quản lý bộ phận lập kế hoạch huấn luyện nhân viên theo từng tuần, tháng, quý, năm. Ghi biên bản buổi huấn luyện, kể cả 15 phút huấn luyện hàng ngày, có điểm danh, ký tên vào danh sách để đảm bảo nhân viên được nâng cao kiến thức chuyên môn, góp phần làm hài lòng khách.

- Làm đề xuất mua sắm, trang bị và cấp phát các vật dụng cần thiết phục vụ cho hoạt động của bộ phận. Thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung kịp thời.

- Vệ sinh, bảo quản và báo cáo về tình trạng trang thiết bị làm việc. Bảo đảm việc tổ chức duy trì hoạt động văn phòng đúng giờ, gọn, sạch.

- Có tác phong, ăn mặc, cư xử chuyên nghiệp, lịch sự với khách và đồng nghiệp, tuân thủ nội quy, kỷ luật của khách sạn, chủ động trong công việc và hoàn thành công việc khác do cấp trên giao.

- Thực hiện các công việc khác liên quan và theo yêu cầu của cấp trên.