Thư ký Kinh Doanh

1. Sales transaction / giao dịch bán hàng
• Receiving purchase requests from the sales team, checking stock availability, inputting
sales orders in ERP to create preformat invoice (PI) / Nhận yêu cầu mua hàng từ đội bán
hàng, kiểm tra tình trạng còn hàng, nhập đơn đặt hàng bán hàng trong ERP để tạo hóa
đơn định dạng trước (PI).
• Sending PI to customers and sales team for payment and delivery follow-up / Gửi PI cho
khách hàng và nhóm bán hàng để theo dõi thanh toán và giao hàng.
• Updating stock list and back order, inventory reports / Cập nhật danh sách kho và đơn
hàng dự trữ, báo cáo hàng tồn kho.
• Weekly, monthly forecast reports for sales and DSP team / Báo cáo dự báo hàng tuần,
hàng tháng cho đội ngũ bán hàng và đội ngũ kế hoạch & cung ứng (DSP).
• Preparing quotations, commercial contracts, invoices uploaded on ERP and sending to
customers / Chuẩn bị báo giá, hợp đồng thương mại, hóa đơn cập nhật lên ERP và gửi
cho khách hàng.
• Uploading data, confirmation of pricing and sales policies, promotions, and terms / Cập
nhật dữ liệu, xác nhận chính sách giá cả và bán hàng, khuyến mại và điều khoản.
• Other job related to sales transactions / Các công việc khác liên quan đến giao dịch mua
bán.
• Maintain new item, new customer information in the ERP system / Duy trì thông tin mặt
hàng mới, khách hàng mới trong hệ thống ERP.
2. S&OP and Sales & Marketing Administration
• Preparing reports of sales at S&OP meetings and follow-up / Chuẩn bị báo cáo bán hàng
tại các cuộc họp S&OP và theo dõi tiến trình.
• Preparing brochures, presentations, meetings, taking minutes with customers/partners,
including sales kits, samples and other Sales supporting activities / Chuẩn bị tài liệu
quảng cáo, bài thuyết trình, cuộc họp, lập biên bản với khách hàng / đối tác, bao gồm bộ
dụng cụ bán hàng, hàng mẫu và các hoạt động hỗ trợ bán hàng khác.
• Undertake other administrative supports to Sales & Marketing Managers such as events,
fairs/seminars/meeting, trade, digital & socials marketing / Thực hiện các hỗ trợ hành
chính khác cho các Trưởng phòng Bán hàng & Tiếp thị, chẳng hạn như sự kiện, hội chợ /
hội thảo / cuộc họp, thương mại, tiếp thị kỹ thuật số và mạng xã hội.
• Other tasks assigned by Department Manager / Các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng
giao.