Chuyên viên cao cấp tiền khai trương

Hỗ trợ Quản lý trực tiếp trong các công việc triển khai chi tiết về mua hàng công cụ dụng cụ (tiền khai trương) OS&E theo quy trình nội bộ; Cập nhật bảng theo dõi tiến độ giao hàng và báo cáo OS&E định kỳ; Quản lý lưu trữ hồ sơ OS&E; Triển khai mua hàng OS&E cho phòng mẫu dự án; kiểm soát ngân sách tiền khai trương

Nhiệm vụ 1: Triển khai chi tiết mua hàng OS&E theo quy trình nội bộ

Kiểm tra hồ sơ ngân sách OS&E của cơ sở và hỗ trợ Quản lý trực tiếp thu thập thông tin để trình duyệt ngân sách OS&E;

Triển khai "master list" mua hàng OS&E cơ sở và theo dõi tiến độ tổng các gói;

Triển khai mua hàng chi tiết các gói OS&E gồm hoàn thành Phiếu yêu cầu mua hàng, duyệt mẫu, theo dõi hồ sơ chấp thuận chọn thầu, hợp đồng, đặt cọc và tiến độ hàng về dự án;

Cập nhật bảng theo dõi tiến độ chi tiết mua hàng và báo cáo OSE và xin chỉ đạo nếu có vướng mắc

Nhiệm vụ 2: Quản lý lưu trữ hồ sơ OS&E

Chịu trách nhiệm lưu trữ và cập nhật hồ sơ liên quan đến mua hàng OS&E, đảm bảo các hồ sơ lưu trữ đã được cập nhật mới nhất, đầy đủ (Phiếu yêu cầu, Xác nhận chọn mẫu, Chấp thuận chọn thầu, Biên bản giao hàng), quy cách đặt tên hồ sơ đúng quy trình;

Nhiệm vụ 3: Triển khai mua hàng OS&E cho phòng mẫu dự án

Thực hiện Phiếu yêu cầu mua hàng OS&E cho các phòng mẫu dự án mới;

Theo dõi chi tiết hồ sơ chọn mẫu OS&E, chấp thuận chọn thầu, hợp đồng, đặt cọc và tiến độ hàng về set-up (đảm bảo trước ít nhất 15 ngày so với ngày đánh giá phòng mẫu đã thống nhất với GMD/DES);

Nhiệm vụ 4: Kiểm soát ngân sách OS&E, đảm bảo toàn bộ PYC phải theo ngân sách và phải cảnh báo nếu cần phải trình xin phê duyệt bổ sung ngân sách OS&E