Trợ Lý Quản Lý Tòa Nhà

PHẠM VI CÔNG VIỆC / SCOPE OF WORK:
Đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao một cách chuyên nghiệp;/Ensure all administrative duties assigned are professionally carried out.
 

CHI TIẾT CÔNG VIỆC/DETAILS:
• Nhận sự phân công công việc trực tiếp từ PM hằng ngày;/ Take direct instruction from Property Manager for daily tasks;
• Sắp xếp và điều phối các cuộc hẹn/ lịch trình/ cuộc họp cho PM theo yêu cầu;/ Arrange and coordinate appointments/ schedules/ meetings for Property Manager as per request;
• Tham dự và lập biên bản họp theo yêu cầu;/ Attend and take minutes of meeting as required;
• Chuẩn bị và phân phát tất cả các thông báo, thông tin và tất cả các thư từ chính thức được ban hành bởi PM;/ Prepare & publish memo, information and all formal correspondences issued by the Property Manager;
• Tổng hợp tất cả các quy định (sổ tay khách thuê, sổ hướng dẫn thi công trang trí nội thất...);/ Properly summarize all kind of Building regulations (tenant handbook, fit-out guidance…);
• Nhận và tổng hợp báo cáo từ các bộ phận;/ Receive and summarize all reports from heads of departments;
• Đảm nhận các công việc liên quan đến thư kí như nhận, trả lời, phân loại và ghi chép thư đến, cuộc gọi, fax, tài liệu.../ Handle all secretarial tasks including receiving, answering, classifying and records incoming mail, telephone, fax, documents, etc.
• Chuẩn bị, dịch tài liệu, tổng hợp cẩn thận các tài liệu liên quan đến quá trình vận hành của công ty;/ Prepare and translate in-out correspondences; store and efficiently retrieve all documents relating to company operation;
• Đảm bảo các báo cáo ngày/tuần/tháng/quý/năm được chuẩn bị và nộp đúng ngày;/ Ensure that all daily/ weekly/ monthly/ quarterly/ yearly reports are prepared and submitted on time;
• Hỗ trợ PM khi bận công tác/ trong kì nghỉ, đảm bảo công tác vận hành của các bộ phận;/ Be the back up of Property Manager when he/she is on business/holiday to ensure the project is smoothly operated;
• Cùng với PM, làm việc trao đổi với nhà cung cấp/ nhà thầu về các vấn đề liên quan đến vận hành cần thiết, liên quan đến hoạt động của tòa nhà đã được phân công;/ Together with Property Manager, deal with suppliers/ contractors regarding necessary operational matters concerned to project activities as assigned;
• Làm công việc như nhân viên thu mua khi được yêu cầu;/ Work as a Purchasing staff as required;
• Truyền thông tin khi cần thiết tới tất cả mọi nhân viên một cách chuyên nghiệp;/ Dispatch information when needed to all staff with a professional manner;
• Thay PM theo dõi công việc đã được giao cho các bộ phận để đảm bảo rằng công việc hoàn thành tốt/ On behalf of the Property Manager, following up the assigned duties to make sure the job is done correctly.
• Hỗ trợ chấm công cho nhân viên hàng tháng;/ Assist to check and verify timesheets for employees monthly;
• Giám sát các nhà thầu vận hành (hợp tác với PM, bộ phận M/E hoặc người quản lý khác) liên quan đến dịch vụ vệ sinh, bảo vệ và nhân viên của họ; giám sát các nhà thầu và công nhân khác, bộ phận lễ tân và nhân viên kĩ thuật;/ Supervise operational contractors (in cooperation with Property Manager, M/E Dept and other managers) related to janitorial service, security service and their staffs; supervise of other contractors and workers, receptionists and maintenance team;
• Phát hiện và báo cáo vấn đề xảy ra tại các bộ phận cho PM/ Aware of any issues and report to PM.
• Liên tục theo dõi hiệu suất làm việc của tất cả các nhân viên, hướng dẫn và hỗ trợ họ khi cần thiết và ban hành các kỉ luật khi có yêu cầu. Bất cứ vấn đề nghiêm trọng liên quan đến vệ sinh, an ninh hoặc các nhà thầu khác phải báo ngay cho PM;/ Constantly monitor the performance of all project’s staffs and provide guidance and assistance
where necessary and take the appropriate disciplinary action as required. Any serious problems with janitors or security guards or other contractors must be immediately reported to Property Manager;
• Chính thức hóa và chuẩn bị các “chính sách và thủ tục” cho PM;/ Prepare and establish policies and procedures set by Property Manager;
• Quản lý tất cả các hoạt động nhân sự và quản trị;/ Manage all personnel and administrative tasks;