Admin & Operation Coordinator

A - CÔNG VIỆC CHÍNH (MAIN ROLE):

1. Administration:

- Assistant in administration and supporting in service supplying to Clients;

Hỗ trợ trong công tác hành chính và các công việc khác trong dịch vụ cung cấp cho khách hàng;

- Assistant in management company Assest (document, actual assets maintenance, cleanup...)  

Hỗ trợ Quản lý tài sản công ty (bao gồm hồ sơ giấy & quản lý thực tế, cải tạo, vệ sinh...);

- Carry out administrative responsibilities such as Personnel, document control, book air ticket, hotel and transportation;

Thực hiện các trách nhiệm hành chính như lưu trữ tài liệu, đặt vé máy bay, khách sạn và xe cộ đi lại;

- Take care administrative expenses: stationery, purchase stationery when required;

Kiểm soát và theo dõi các chi phí hành chính: văn phòng phẩm, mua sắm văn phòng phẩm khi được yêu cầu.

2. Operations:

- Attend Training course for Operations jobs

Tham gia quá trình đào tạo công việc Operations để phát triển

 - Maintain relationship and contact with assigned Clients and Partners, Vendors,… to follow-up Market opportunities, report regularly;

Duy trì mối quan hệ với Khách hàng và các đối tác, nhà thầu được chỉ định, theo sát nắm bắt các cơ hội marketing, báo cáo thường xuyên;

- Management of services Contracts with Clients, including:

Quản lý các hợp đồng dịch vụ với khách hàng, bao gồm:

a) Coordinate all available resources to perform the services per signed Contracts;

Phối hợp tất cả nguồn có sẵn để thực hiện các dịch vụ theo hợp đồng đã ký;

b) Handle co-ordinations with relevant Partners, vendors and internal departments;

Liên hệ làm việc với các Đối tác, nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ có liên quan;

c) Cooperate and coordinate with the team member to handle the unexpected troubles, crisis;

Phối hợp với các thành viên khác trong nhóm để xử lý các vấn đề, nguy cơ bất ngờ xảy ra;

d) Report on activities and provide relevant information;

Báo cáo các hoạt động xảy ra và cung cấp thông tin liên quan

B- PHỐI HỢP CÁC TEAM CỦA CÔNG TY, KHÁCH HÀNG

- Chủ động, tích cực phối hợp các team của Công ty, khách hàng để triển khai công việc

- Tăng cường quan hệ các đối tác, các cơ quan quản lý....

C - CÔNG VIỆC MARKETING & CÔNG VIỆC KHÁC

- Maintain relationship and contact with assigned Clients and Partners, Vendors,… to follow-up Market opportunities, report regularly;

Duy trì mối quan hệ với Khách hàng và các đối tác, nhà thầu , theo sát nắm bắt các cơ hội marketing, báo cáo thường xuyên;

- Other tasks assigned.

Các công việc khác được giao phó.

D -TUÂN THỦ QUY ĐỊNH (REGULATIONS & QHSE COMPLIANCE)

- Tuân thủ các chính sách, nội quy của Công ty, các quy định QHSE của Công ty

- Tuân thủ các quy định của khách hàng & cơ quan quản lý Nhà nước.

E - TRAINING & COMPETENCY

- Participate training and to develop relevant knowledge, especially related to laws and skills (communication skills, negotiable skills, trouble handling). Attend meetings, forums, events which are necessary to perform tasks efficiently and to contribute to the company development;

Tham gia đào tạo và phát triển kiến thức liên quan, đặc biệt là liên quan đến pháp luật và kỹ năng (kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, xử lý sự cố). Tham dự các cuộc họp, sự kiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả, góp phần phát triển công ty;