AP Accountant

JOB DESCRIPTIONPosition: AP Accountant• Nhận hóa đơn/tờ khai HQ để kiểm tra các thông tin và đối chiếu với phiếu nhập kho cũng như PO. Làm việc với nhân viên mua hàng hoặc Logistic khi phát hiện ra sai sót. Receive invoices/bills/customs declaration forms to check information and match with GRNs and POs. Work with Purchasing or Logistic if errors/mistakes are found.• Nhập hóa đơn/tờ khai vào GSS đảm bảo AP được cập nhật thường xuyên. Key invoice/bills/customs declarations in GSS to make sure AP update• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp (trong nước và nước ngoài) bao gồm hóa đơn/tờ khai, PO/contract và thực hiện lệnh chi trên hệ thống internet banking. Cập nhật các hồ sơ cần thiết lên hệ thống internet banking hoặc gửi ra ngân hàng theo đường chuyển phát theo đúng yêu cầu. Prepare payment to local/overseas suppliers including invoices/customs declaration forms/PO/Contract and using internet banking to make payment order. Upload necessary supporting documents to internet bank system or send hard copies to the banks as requested.• Tiếp tục theo dõi các khoản thanh toán, sẵn sàng trả lời hoặc bổ sung hồ sơ theo các yêu cầu của ngân hàng cho tới khi khoản tiền được chuyển tới nhà cung cấp. Follow up the payments, answer any queries or provide documents as required by the banks until the payment is completed.• Nhập các khoản đã thanh toán lên GSS để AP được cập nhật, lưu giữ các chứng từ thanh toán làm bằng chứng cho việc kiểm tra về sau. Key payments in GSS to update AP, maintain properly payment documents for audit purpose.• Theo dõi các khoản trả trước nhà cung cấp cho đến khi nhận được phiếu nhập kho/hóa đơn/tờ khai HQ. Soạn thảo và cung cấp thư giải trình cho ngân hàng đối với các khoản trả trước nhà cung cấp nước ngoài trong các trường hợp cần thiết. Thúc giục bộ phận mua hàng hoàn thành các nghĩa vụ nhận hàng và kê khai hải quan đối với những mặt hàng mua theo hình thức trả trước. Follow up prepayment to suppliers until GRN/invoice/customs declaration are received correctly. Prepare and provide explanation letter to banks for any overseas payments if required. Chase up buyers to receive and complete custom declaration for items purchased under prepayment conditions.• Hàng tháng thực hiện kiểm tra đối chiếu bảng kê ngân hàng để kịp thời phát hiện các sai sót. Xác nhận công nợ với nhà cung cấp theo yêu cầu. Monthly, prepare bank reconciliation and correct any mistake. If required, provide confirmation with Vendors’ Account Statement.• Hàng năm, chuẩn bị thư xác nhận công nợ và gửi đến nhà cung cấp theo yêu cầu kiểm toán. Tiếp tục theo dõi đảm bảo nhà cung cấp xác nhận và gửi lại cho kiểm toán. Yearly, prepare year-end balance confirmation as required by auditors and send to vendors. Chasing vendors to ensure confirmations are received by auditor.• Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên. Other jobs as requested by managers