[BEST WESTERN PREMIER SONASEA PHU QUOC] ACCOUNT PAYABLE OFFICER/ KẾ TOÁN THANH TOÁN

JOB SUMMARY/NHIỆM VỤ CHUNG

• The AP is responsible for overseeing the accounts payable processes in the hotel, ensuring timely and accurate processing of all vendor invoices and payments. The role requires a high level of attention to detail, strong organizational skills, and the ability to work under pressure to meet deadlines.

Kế toán Thanh Toán chịu trách nhiệm giám sát quá trình thanh toán hóa đơn trong khách sạn, đảm bảo các hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp được xử lý chính xác và kịp thời. Vị trí này yêu cầu sự chú ý cao đến chi tiết, kỹ năng tổ chức tốt và khả năng làm việc dưới áp lực để hoàn thành công việc đúng hạn.

KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES/TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

1. Oversee Accounts Payable Process/ Thực hiện và Giám sát Quá Trình Thanh Toán:

• To collect and review all documents necessary for preparation of the payment run (purchase request, purchase order, receiving record, invoice, etc). Ensure the mathematical accuracy, legitimacy and completeness of the transaction before filing them by Supplier name, awaiting payment.

Thu thập và xem xét tất cả các chứng từ cần thiết cho việc chuẩn bị tiến hành thanh toán (yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hồ sơ nhận hàng, hóa đơn, v.v.). Đảm bảo tính chính xác, tính hợp pháp và tính đầy đủ của các chứng từ giao dịch trước khi tiến hành thanh toán.

• Maintain proper documentation and records of all accounts payable transactions.

Duy trì tài liệu và hồ sơ đầy đủ cho tất cả các giao dịch thanh toán.

2. Vendor Relations/ Quan Hệ Với Nhà Cung Cấp:

• Communicate with vendors to resolve any billing discrepancies or issues.

Liên hệ với các nhà cung cấp để giải quyết các sai lệch hoặc vấn đề liên quan đến hóa đơn.

• Manage and maintain good relationships with vendors and suppliers.

Quản lý và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

• To perform monthly reconciliations between AP sub ledger accounts and supplier statements.

Thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng giữa các tài khoản sổ cái AP và báo cáo nhà cung cấp.

3. Financial Reporting/ Báo Cáo Tài Chính:

• To perform all Accounts Payable sub-ledger postings and to verify that Accounts Payable sub- ledger and General Ledger balances agree.

Hạch toán tất cả các nghiệp vụ thanh toán trên sổ cái và để xác định rằng sổ cái tài khoản phải trả và số dư Sổ cái phải cân đối

• Assist in preparing financial reports, including monthly payables reports.

Hỗ trợ trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo thanh toán hàng tháng.

• Ensure that all payments and transactions are recorded in the financial system accurately.

Đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán và giao dịch được ghi chép chính xác trong hệ thống tài chính.

4. Supervise Team/ Giám Sát Nhóm:

• Supervise and train the accounts payable team to ensure efficient and effective processing of payments.

Giám sát và đào tạo đội ngũ thanh toán để đảm bảo quy trình thanh toán hiệu quả và chính xác.

• Review and approve payment runs and schedules.

Xem xét và phê duyệt các lịch trình và đợt thanh toán.

5. Compliance and Internal Controls / Tuân Thủ và Kiểm Soát Nội Bộ:

• Ensure compliance with company policies and accounting procedures.

Đảm bảo tuân thủ các chính sách công ty và quy trình kế toán.

• Maintain internal controls to safeguard the company’s financial assets.

Duy trì các kiểm soát nội bộ để bảo vệ tài sản tài chính của công ty.

• To print a system generated payment summary and ensure the prompt payment of all invoices selected.

In bản tổng hợp thanh toán từ hệ thống và đảm bảo thanh toán kịp thời cho tất cả các hóa đơn.

• Stamping all documents “paid” once the payment approval process is completed, to prevent the risk of double payment in the future.

Đóng dấu “Đã thanh toán” cho tất cả các chứng từ đã thanh toán được hoàn thành, để ngăn ngừa rủi ro thanh toán bị trùng lặp.

OTHER RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM KHÁC

• To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.

Sẵn sàng và có trách nhiệm khi được giao thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác theo chỉ định của quản lý cấp cao.

COMMERCIAL RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM THƯƠNG MẠI

• To be ready and responsible when assigned to perform any other duties as designated by higher management.

Sẵn sàng và có trách nhiệm khi được giao thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác theo chỉ định của quản lý cấp cao.