Chuyên Viên Chăm Sóc Khách Hàng (Điều Phối)

1.     Đón tiếp và chăm sóc Khách hàng tại văn phòng Công ty:

·        Tiếp các khách hàng đến văn phòng Công ty có nhu cầu thanh lý hợp đồng vay. Trực tiếp tư vấn các thủ tục, phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn tất nghiệp vụ thanh lý hợp đồng vay cho KH một cách hiệu quả, chính xác, và tuân thủ.

·        Tiếp các khách hàng đến văn phòng Công ty có các nhu cầu liên quan đến hoạt động kết thúc hợp đồng vay, nhận các loại hồ sơ, giấy tờ, xác nhận của Công ty liên quan đến hợp đồng vay. Trực tiếp tư vấn các thủ tục, phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn tất nghiệp vụ cung cấp hồ sơ cho KH một cách hiệu quả, chính xác, và tuân thủ.

·        Tiếp nhận, phân loại các khiếu nại, phản ánh khác của khách hàng trực tiếp đến văn phòng Công ty, phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý các phản ánh, khiếu nại một cách hiệu quả, nhanh chóng, và tuân thủ.

Thống kê, báo cáo kết quả công việc tiếp khách hàng ngày đến cấp trên và các phòng ban chức năng có liên quan theo các quy trình, quy định đã đặt ra.

2.     Hỗ trợ hoạt động kinh doanh:

·        Thống kê thông tin các KH hoặc đối tác tiềm năng do nhân viên Tổng đài tiếp nhận qua cuộc gọi, các thông tin đăng ký trong các mạng xã hội của Công ty hoặc qua hộp thư điện tử chính thức… chuẩn bị danh sách và gửi bộ phận kinh doanh theo khung thời gian quy định để góp phần nâng cao khả năng tiếp cận và mở rộng thị trường của Công ty.

3. Tổng hợp và xử lý các yêu cầu của khách hàng gọi đến Tổng đài (Hotline):

·        Tổng hợp các yêu cầu thanh lý hợp đồng do nhân viên Tổng đài ghi nhận trong hệ thống; kiểm tra thông tin, đối chiếu số tiền thanh toán, phối hợp với các phòng ban liên quan và thực hiện nghiệp vụ thanh lý hợp đồng vay cho KH một cách hiệu quả, chính xác, và tuân thủ.

·        Tổng hợp các yêu cầu về việc hỗ trợ giấy tờ, hồ sơ, xác nhận… do nhân viên Tổng đài tiếp nhận từ KH. Kiểm tra, thống kê và gửi phòng Hỗ trợ tín dụng để thực hiện yêu cầu của KH. Đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả của công việc.

·        Tổng hợp các yêu cầu hoàn tiền thừa, xử lý các khoản thanh toán… do nhân viên Tổng đài tiếp nhận từ KH; kiểm tra đối chiếu số liệu với các phòng ban liên quan trước khi thực hiện Yêu cầu hoàn tiền gửi bộ phận kế toán. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả của công việc.

Thống kê, xử lý và báo cáo các thông tin khác do nhân viên Tổng đài tiếp nhận, tùy theo yêu cầu và hướng dẫn của cấp quản lý theo từng thời điểm

·        Thống kê thông tin các KH hoặc đối tác tiềm năng do nhân viên Tổng đài tiếp nhận qua cuộc gọi, các thông tin đăng ký trong các mạng xã hội của Công ty hoặc qua hộp thư điện tử chính thức… chuẩn bị danh sách và gửi bộ phận kinh doanh theo khung thời gian quy định để góp phần nâng cao khả năng tiếp cận và mở rộng thị trường của Công ty.

Tiếp nhận và xử lý phản ánh của khách hàng:

·        Trực tiếp tiếp nhận, tư vấn và/hoặc xử lý các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng qua các mạng xã hội của Công ty (facebook, website, …) trong sự phối hợp với các phòng ban. Hướng dẫn khách hàng các thủ tục cơ bản, hoặc các phương tiện tiếp nhận thông tin chính thức của Công ty nếu khách hàng có khiếu nại.

·        Trực tiếp tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, thắc mắc, phản ánh hoặc khiếu nại của khách hàng đến địa chỉ thư điện tử chính thức của Công ty (hộp thư: [email protected]) trong sự phối hợp với các phòng ban

·        Tiếp nhận các yêu cầu, phản ánh, khiếu nại bằng văn bản chính thức do KH gửi đến Công ty, phối hợp với các phòng ban xác minh xử lý, soạn thảo văn bản phản hồi khách hàng, và lưu trữ hồ sơ theo đúng các quy định nội bộ đã ban hành.

5.     Công việc hành chính và Hỗ trợ hoạt động kinh doanh:

·        Thực hiện các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban Giám Đốc

·        Chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác Giám sát thường xuyên (PS) hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng, do phòng quản trị rủi ro hoạt động tiến hành.

·        Chấm công, quản lý và theo dõi danh sách nhân sự phòng CSKH.

·        Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, vật tư… và hỗ trợ các yêu cầu hành chính khác của phòng CSKH.

·        Thống kê thông tin các KH hoặc đối tác tiềm năng do nhân viên Tổng đài tiếp nhận qua cuộc gọi, các thông tin đăng ký trong các mạng xã hội của Công ty hoặc qua hộp thư điện tử chính thức… chuẩn bị danh sách và gửi bộ phận kinh doanh theo khung thời gian quy định để góp phần nâng cao khả năng tiếp cận và mở rộng thị trường của Công ty.