Chuyên viên Hành chính, Lễ tân

Lễ Tân

• Chào đón và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại công ty
• Theo dõi công văn đi/đến, gửi thư, chứng từ, lưu trữ hồ sơ/tài liệu, …. In và trình ký hồ sơ theo yêu cầu.
• Là đầu mối liên hệ và quản lý vận hành tòa nhà, bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, mạng,...và đề xuất thanh toán các chi phí có liên quan (dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, …)
• Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý và đề xuất thanh toán chi phí văn phòng: Điện, nước, internet, văn phòng phẩm, ...
• Lập kế hoạch dự trù, đề xuất chi phí, tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp, ... Hỗ trợ kiểm tra thông tin Hợp đồng với nhà cung cấp mới.
• Hỗ trợ đặt grab giao hàng khi có yêu cầu hỗ trợ từ phòng kế toán – kho.
• Đặt vé máy bay, khách sạn cho lịch công tác của các thành viên công ty, bác sĩ, đối tác, ….
• Đặt hoa, quà khai trương, sinh nhật, ... của khách hàng khi phòng sales cần hỗ trợ và cấp trên yêu cầu.

Theo dõi, quản lý công cụ, thiết bị văn phòng

• Theo dõi, cấp mới hoặc đề xuất mua, sửa chữa các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ làm việc (nếu có)
• Quản lý công cụ, thiết bị trong văn phòng (có IT và Bảo vệ kiêm Bảo trì hỗ trợ)

Tổ chức sự kiện nội bộ

• Đề xuất chương trình sự kiện nội bộ của năm: Sinh nhật, Teambuilding, Year end Party, trung thu, và các ngày lễ trong năm, …
• Phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện, hội nghị, hội họp, vui chơi giải trí, …

Nhân sự - Tuyển dụng/ Nhận việc/ chấm công

• Hỗ trợ đăng tuyển và sơ vấn một số vị trí cần tuyển dụng được giao (chưa có kinh nghiệm sẽ được hướng dẫn)
• Hỗ trợ các thủ tục pháp lý cho nhân viên mới nhận việc: Hồ sơ nhận việc, thông tin nhân sự mới, Cam kết bảo mật thông tin,
• Hỗ trợ quản lý và theo dõi chấm công cho nhân viên.
• Hỗ trợ mở thẻ Ngân hàng để nhận lương

Báo cáo

• Các báo cáo liên quan của bộ phận.
• Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý.