Chuyên viên Hành chính tổng hợp

*Công tác văn thư, lễ tân:

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

- Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

- Phụ trách photocopy, các vấn đề in ấn (giấy, mực, ...), gọi kỹ thuật sửa chữa xử lý khi có vấn đề về TTB Tài sản bị hỏng hóc, văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …), soạn thảo văn bản (công văn, thông báo..) khi cần thiết.

- Thực hiện đón tiếp khách/ ứng viên phỏng vấn,... tại Công ty; Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp/sự kiện/hội thảo/hội nghị/lớp học của Công ty.

- Tổ chức lưu trữ, sắp xếp thông tin hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

- Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đăng ký, kế hoạch đi công tác,…và các loại giấy tờ khác theo quy định.

- Thực hiện chấm công thời gian làm việc theo đúng quy trình, quy định chấm công.

- Theo dõi, quản lý, nhắc nhở việc thực hiện nội quy, quy định, lịch văn phòng thực hiện 5S của toàn thể CBCNV trong Công ty.

- Theo dõi, hướng dẫn, tiếp nhận thủ tục về chế độ BHYT, BHXH cho CBCNV Công ty; thu thập các thông tin có nhu cầu về phúc lợi, các chế độ đãi ngộ, chính sách... gửi cho Cán bộ nhân sự phụ trách Tiền lương Phúc lợi (C&B) thực hiện nhằm đảm bảo quyền lợi của CBCNV toàn Công ty.

* Công tác quản lý tài sản, thiết bị:

- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị, VPP hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.

- Theo dõi kiểm soát việc sử dụng tài sản, nước uống, VPP CCDC hàng tháng của các phòng ban bộ phận, tổng hợp nhu cầu sử dụng và đề xuất, thực hiện mua sắm.

- Quản lý kiểm tra, giám sát thực hiện công việc của đội Bảo vệ, Tạp vụ, Nhà ăn công ty, đôn đốc nhắc nhở... đảm bảo đúng theo quy định.

- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty (nếu có)

* Các công việc hành chính khác

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);

- Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

- Mua sắm hoa tươi quả ngọt, Lễ ban thờ

- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

- Theo dõi và đôn đốc thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, ATLĐ và Vệ sinh LĐ

*) Chi tiết công việc sẽ trao đổi cụ thể trong quá trình phỏng vấn