Duty Manager

• Giám sát hoạt động của các nhân viên cấp dưới. Đảm bảo công việc của bộ phận tiền sảnh khách sạn đều đúng với những quy định, quy trình đã đặt ra.

• Kiểm tra danh sách khách VIP và khách đoàn đến trong ca làm việc. Điều phối trực tiếp công tác chuẩn bị chào đón khách VIP: chuẩn bị thảm, biểu ngữ, cờ, hoa, … khi cần thiết. Đồng thời, giám sát và kiểm tra kĩ lưỡng quá trình chuẩn bị này.

• Khi khách VIP, đoàn khách đến, duty manager có nhiệm vụ ra tiếp đón trực tiếp. Đảm bảo các nghi thức tiếp đón đúng theo tiêu chuẩn của khách sạn.

• Duty manager là người trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng. Đồng thời, duty manager còn có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề đó một cách nhanh nhất.

• Đối với những yêu cầu, khiều nại nằm ngoài khả năng giải quyết của mình, duty manager phải báo cáo với cấp trên trực tiếp – FOM để có những phương án kịp thời.

• Ghi chú các thông tin quan trọng về khách hàng; lưu lại những yêu cầu của khách hàng vào hồ sơ, sổ, bảng tin của bộ phận tiền sảnh khách sạn cũng như thông báo đến những bộ phận liên quan để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

• Thường xuyên tìm hiểu cảm nhận, đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ của khách sạn cũng như thái độ phục vụ của nhân viên. Tìm kiếm những phương pháp để giải quyết những điều khiến khách chưa hài lòng.

• Kiểm tra định kì hoạt động của các khu vực trong khách sạn. Đảm bảo các thiết bị đều được sử dụng đúng quy cách; Bên cạnh đó, duty manager phải kịp thời tìm ra và xử lý những lỗi sai để tránh những sự cố đáng tiếc: cháy nổ, hỏng điện, …

• Kiểm tra thời gian đóng mở của các khu vực trong khách sạn. Đảm bảo mọi khu vực đều đóng mở đúng quy định của khách sạn.

• Khi bộ phận tiền sảnh có nhu cầu mới về nhân sự, duty manager sẽ phải hỗ trợ FOM xây dựng kế hoạch tuyển nhân sự mới.

• Có nhiệm vụ lên kế hoạch, chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên mới. Công việc đào tạo kĩ năng nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận cũng là một phần nhiệm vụ của duty manager.

• Trước và sau mỗi ca làm việc, duty manager sẽ phải tiếp nhận hoặc bàn giao công việc của mình cho đồng nghiệp của mình

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trêm; hỗ trợ các bộ phận khác: housekeeping, F&B khi cần thiết.

• Làm báo cáo công việc theo yêu cầu của cấp trên và theo quy định của khu nghỉ dưỡng.

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.