Engineering Secretary/ Thư ký Kỹ thuật (Ưu tiên Nam)

*Job Summary/ Tóm tắt công việc:

The Engineering Secretary provides essential administrative support to the engineering department. This role involves managing office tasks, coordinating departmental activities, and ensuring smooth communication between the engineering team and other departments.

Bộ trưởng Kỹ thuật cung cấp hỗ trợ hành chính thiết yếu cho bộ phận kỹ thuật. Vai trò này liên quan đến việc quản lý các nhiệm vụ văn phòng, điều phối các hoạt động của bộ phận và đảm bảo giao tiếp thông suốt giữa nhóm kỹ thuật và các bộ phận khác.

*Key Responsibilities/ Trách nhiệm chính:

1. Administrative Support/ Hỗ trợ hành chính:

- Perform general office duties including filing, data entry, and managing correspondence.

Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng tổng hợp bao gồm nộp hồ sơ, nhập dữ liệu và quản lý thư từ.

- Schedule and coordinate meetings, appointments, and site visits for the engineering team.

Lên lịch và điều phối các cuộc họp, cuộc hẹn và thăm trang web cho nhóm kỹ thuật.

- Prepare and distribute reports, memos, and presentations as needed.

Chuẩn bị và phân phối các báo cáo, bản ghi nhớ và thuyết trình khi cần thiết.

2. Communication Management/ Quản lý truyền thông:

- Act as the point of contact for internal and external communications related to the engineering department.

Đóng vai trò là đầu mối liên lạc cho các thông tin liên lạc nội bộ và đối ngoại liên quan đến bộ phận kỹ thuật.

- Handle phone calls, emails, and inquiries, directing them to appropriate personnel.

Xử lý các cuộc gọi điện thoại, email và các yêu cầu, hướng dẫn chúng đến nhân viên thích hợp.

- Maintain a professional and courteous demeanor in all interactions.

- Duy trì thái độ chuyên nghiệp, nhã nhặn trong mọi tương tác.

3. Record Keeping/ Lưu trữ hồ sơ:

- Maintain accurate records of engineering operations, including equipment maintenance logs and inventory lists.

Duy trì hồ sơ chính xác về các hoạt động kỹ thuật, bao gồm nhật ký bảo trì thiết bị và danh sách hàng tồn kho.

- Track and update work orders and service requests in the management system.

Theo dõi và cập nhật lệnh sản xuất và yêu cầu dịch vụ trong hệ thống quản lý.

- Ensure all documentation is properly filed and easily accessible.

Đảm bảo tất cả các tài liệu được nộp đúng cách và dễ dàng truy cập.

4. Office Management/ Quản lý văn phòng:

- Order and manage office supplies and equipment.

Đặt hàng và quản lý vật tư, thiết bị văn phòng.

- Ensure that the engineering office is organized and presentable.

Đảm bảo rằng văn phòng kỹ thuật được tổ chức và có thể trình bày.

- Assist in preparing and managing departmental budgets.

Hỗ trợ chuẩn bị và quản lý ngân sách của bộ phận.

5. Support for Engineering Staff/ Hỗ trợ nhân viên kĩ thuật:

- Provide support to engineering staff as needed, including preparing working shift arrangements and handling administrative tasks.

Cung cấp hỗ trợ cho nhân viên kỹ thuật khi cần thiết, bao gồm chuẩn bị sắp xếp ca làm việc và xử lý các nhiệm vụ hành chính.