Executive Secretary

• This position is responsible for providing high-level secretarial and administrative support to the General Manager, and carry out tasks and requests as instructed. The Executive Secretary works with minimum supervision and handles confidential matters professionally.

Vị trí sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính và thư ký cấp cao cho Tổng Giám Đốc, thực hiện các nhiệm vụ và yêu cầu được hướng dẫn. Thư Ký Điều Hành làm việc với sự giám sát tối thiểu và xử lý các vấn đề bảo mật một cách chuyên nghiệp.

Administrative and coordination/ Hành chính và phối hợp

• Manage the General Manager’s diary to co-ordinate meetings/appointments, and to ensure smooth running of such meetings.

Quản lý lịch trình của Tổng Giám Đốc để điều phối, sắp xếp lich họp và đảm bảo tính hiệu quả.

• Screen/handle telephone calls, appointments, mails and emails and take action accordingly.

Tiếp nhận, phân loại và xử lý các cuộc gọi, cuộc hẹn, thư và thư điện tử.

• Assist the General Manager with EN/VN & VN/EN translation whenever required, both verbal & written.

Hỗ trợ Tổng quản lý biên phiên dịch Anh Việt và Việt Anh khi có yêu cầu, cả kĩ năng nói và viết.

• Take minutes at the Executive Committee Meeting.

Soạn thảo biên bản tại cuộc Họp Hội Đồng Điều Hành.

• Coordinate and communicate with various departments and all levels of staff on matters directed by the General Manager.

Phối hợp, trao đổi với các phòng ban và tất cả các cấp nhân viên về các vấn đề do Tổng Giám Đốc chỉ đạo.

• Prepare and manage correspondences with internal and external parties for General Manager’s signature.

Chuẩn bị và quản lý một cách phù hợp, chặt chẽ các hồ sơ trong và ngoài của khách sạn được ký bởi Tổng Giám Đốc.

Other Responsibilities/ Những trách nhiệm khác

• Maintain complete knowledge of all F&B services and hotel services/features.

Nắm vững đầy đủ kiến thức về các dịch vụ F&B và các dịch vụ, tính năng của khách sạn.

• Be fully conversant with hotel fire & life safety/emergency procedures.

Tham gia đầy đủ các quy trình cháy nổ của khách sạn và an toàn tính mạng cho các tình huống khẩn cấp.

• Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by management.

Tham dự tất cả các cuộc họp giao ban, các cuộc họp và các buổi đào tạo huấn luyện theo sự phân công của Tổng quản lý.

• Maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times.

Luôn luôn duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp về ngoại hình và tác phong.

• Perform other reasonable duties assigned by the assigned by the Management.

Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác dưới sự phân công của Tổng Quản lý.