FRONT OFFICE MANAGER

2. KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES | VAI TRÒ & TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

1. To ensure that department budget is strictly adhered to.

Đảm bảo ngân sách của bộ phận được tuân thủ nghiêm ngặt

2. To be fully familiar with the Front Office Standard Service & Procedure, Fire Manual, Employee Handbook and all programmes and promotions.

Nắm vững đầy đủ Quy trình và Dịch vụ Chuẩn của Bộ phận Lễ tân, Sổ tay Phòng cháy chữa cháy, Sổ tay Nhân viên và tất cả các chương trình cũng như khuyến mãi

3. Assist in training new staff and implementing hotel policies and standard operating procedures (SOPs).

Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới và triển khai chính sách, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của khách sạn.

4. Attend meeting and briefings by department head as scheduled.

Tham dự các cuộc họp và buổi họp ngắn do Trưởng bộ phận tổ chức theo lịch

5. Ensure that all section is well manned according to the business level.

Đảm bảo tất cả bộ phận có đủ nhân sự phù hợp với mức độ kinh doanh

6. To check all section logbooks and make sure the necessary follow up are properly done.

Kiểm tra tất cả các sổ nhật ký của các bộ phận và đảm bảo các công việc cần theo dõi được thực hiện đầy đủ và đúng quy trình

7. Ensure courtesy calls are done daily as scheduled and check the log books.

Đảm bảo các cuộc gọi lịch sự được thực hiện hàng ngày theo lịch và kiểm tra sổ nhật ký.

8. To ensure that room keys for today’s arrival are in the right order.

Đảm bảo các chìa khóa phòng cho khách đến hôm nay được sắp xếp đúng thứ tự

9. To follow up on the room discrepancy report.

Theo dõi báo cáo chênh lệch phòng

10. To physically check the room for VIP to ensure that all required amenities are in place.

Kiểm tra trực tiếp phòng dành cho khách VIP để đảm bảo tất cả tiện nghi cần thiết đều đầy đủ

11. Be thoroughly knowledgeable of all hotel facilities and Food & Beverage outlets and their time of operation. Attempting to sell the advantages to the guest.

Nắm vững toàn bộ các tiện ích của khách sạn và các nhà hàng, quầy ăn uống cùng thời gian hoạt động, đồng thời cố gắng giới thiệu các ưu điểm này đến khách

12. Following the required Telephone Courtesy.

Tuân thủ các quy tắc lịch sự khi sử dụng điện thoại

13. To keep the Reception area clean and tidy and reference are always ready at all time.

Giữ khu vực quầy Lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng và các tài liệu tham khảo luôn sẵn sàng khi cần.

14. To be well groomed at all time.

Luôn giữ ngoại hình gọn gàng và chỉn chu mọi lúc

15. To ensure staff report to work punctually and wear complete and proper uniform.

Đảm bảo nhân viên đi làm đúng giờ và mặc đầy đủ, đúng quy định đồng phục

16. To attend to any guest complaint or misunderstanding and to resolve the situation as soon as possible. Log it in your logbook and report the case to General Manager.

Tiếp nhận mọi khiếu nại hoặc hiểu lầm từ khách và giải quyết tình huống càng sớm càng tốt. Ghi lại vào sổ nhật ký và báo cáo vụ việc cho Tổng Giám đốc

17. To report to relevant department for any damage /out of order.

Báo cáo cho bộ phận liên quan về bất kỳ hư hỏng hoặc thiết bị nào không hoạt động

18. To respect all hotel property and to minimize wastage.

Tôn trọng tất cả tài sản của khách sạn và hạn chế lãng phí tối đa

19. To obtain as many as possible guest feedbacks and ensure the quality of the service.

Thu thập càng nhiều phản hồi từ khách càng tốt và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

20. To check all preparations for group arrival.

Kiểm tra tất cả các công tác chuẩn bị cho việc đón đoàn khách

21. To handle group arrival together with Supervisor, get in contact with the tour leader and obtain all information needed as well as to reconfirm final arrangement.

Tiếp nhận đoàn khách cùng với Giám sát ca, liên hệ với trưởng đoàn để lấy tất cả thông tin cần thiết và xác nhận lại các sắp xếp cuối cùng.

22. To maintain good working relationship within Front Office and with other department.

Duy trì mối quan hệ làm việc tốt trong Bộ phận Lễ tân và với các bộ phận khác