Giám Đốc Quản Lý Tòa Nhà (Chung Cư Cao Cấp)

PHẠM VI CÔNG VIỆC: Giám đốc quản lý tòa nhà (dự án) chịu trách nhiệm chung về vấn đề thiết lập hệ thống quản lý và vận hành từ thời điểm tiền khai trương đến khi dự án chuẩn bị đón những cư dân đầu tiên, với sự hỗ trợ của Công ty; sau đó là trách nhiệm về duy trì sự vận hành hàng ngày của dự án, luôn hướng đến sự cải thiện, hiệu quả và thành công trong việc quản lý và các dịch vụ mà dự án đang cung cấp cho khách hàng. Vị trí này là vị trí toàn thời gian, thời gian làm việc từ thứ 2 đến sáng thứ 7.

NHIỆM VỤ:

QUẢN LÝ TIỀN KHAI TRƯƠNG/GIAI ĐOẠN CHUYỂN GIAO (nếu có)

• Tiếp quản dự án từ chủ đầu tư.
• Xây dựng mối quan hệ giữa: Chủ đầu tư và đội quản lý tại dự án/ Nhóm quản lý tại dự án và cư dân/ Đội quản lý và các nhà thầu phụ/ Các nhà cung cấp dịch vụ/ Nhóm quản lý và đội ngũ nhân viên làm việc hàng ngày tại dự án.
• Thiết lập sơ đồ tổ chức, ca làm việc và mô tả công việc cho tất cả các nhân viên thuộc quyền quản lý của Ban quản lý.
• Chuẩn bị ngân sách tiền khai trương (nếu có), bao gồm chi phí hoạt động ban đầu, chi phí hoạt động dự kiến và dự báo tất cả doanh thu có thể.
• Xây dựng các quy định nội bộ cho cư dân và hướng dẫn tuân thủ.
• Lựa chọn, hướng dẫn và giám sát các nhà thầu bên ngoài dựa trên phân tích và cân đối ngân sách nhằm triển khai các phương án: tự vận hành hoặc thuê ngoài, bao gồm: Bảo trì điện / An ninh / Kiểm soát dịch hại / Làm vườn và cảnh quan / Vệ sinh khu vực chung / Vệ sinh mặt tiền bên ngoài.
• Xây dựng đội ngũ ban quản lý và các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho nhân viên tại dự án, quy trình và lịch trình vệ sinh, an ninh, bảo trì, các hoạt động tiền sảnh, tìm nguồn cung ứng và mua hàng, kế toán, v.v.
• Đảm bảo và duy trì dự án có đầy đủ giấy phép, chứng chỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (phòng cháy và chữa cháy, bảo hiểm trách nhiệm và rủi ro ...)

GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ VẬN HÀNH

• Đảm bảo rằng dự án luôn được quản lý và tiến hành theo cách thức kinh doanh phù hợp.
• Đảm bảo tất cả các quy định, thủ tục, báo cáo và hệ thống thông tin liên lạc đã chuẩn bị ở trên (Giai đoạn tiền khai trương) được tuân thủ một cách hiệu quả.
• Tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo nhân viên tại chỗ để thực hiện công việc phù hợp với mô tả công việc và các quy định và tiêu chuẩn của Công ty / Dự án; đảm bảo dự án luôn được vận hành và bảo trì tốt.
• Tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả giữa Chủ đầu tư và cư dân và đảm bảo tất cả các yêu cầu / nhu cầu dịch vụ từ cư dân đều được ghi nhận và đáp ứng kịp thời.
• Đại diện cho Chủ đầu tư trong tất cả các vấn đề và xử lý các công việc cần thiết với cơ quan có thẩm quyền hoặc bất kỳ người nào khác đang có khúc mắc hay có đóng góp ý kiến đối với công việc quản lý chung.
• Tiến hành kiểm tra và đảm bảo rằng các dịch vụ hàng ngày và cơ bản của dự án được giám sát cẩn thận và được bảo trì đúng quy định (hệ thống điều hòa không khí, thiết bị cứu hỏa, hồ bơi, máy phát điện, hệ thống an ninh và tất cả các dịch vụ thông thường khác liên quan đến dự án)
• Lập và nộp đúng hạn các báo cáo bao gồm báo cáo tài chính: tóm tắt dòng tiền / phân tích thu chi / Thu phí và nợ / Đề phòng rủi ro / Đào tạo và Sự cố….