Hỗ Trợ Kinh Doanh- Sale Admins

 Soạn thảo, gửi cho khách hàng các văn bản tài liệu đã được Trưởng phòng phê duyệt nội dung: công văn, thông báo, kế hoạch, thư ngỏ, biên bản thương thảo, hợp đồng, nghiệm thu thanh lý, báo giá, dự toán… Lưu tất cả tài liệu trên khoa học trong folder cứng, file mềm và sổ công văn đi.
 Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ công văn, hồ sơ tài liệu của đối tác gửi tới công ty liên quan đến phòng kinh doanh. Tiếp nhận vào sổ, lưu trữ các công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng, ban khác gửi Phòng kinh doanh. Xử lý trực tiếp hoặc gián tiếp các hợp đồng, vào số, lưu trữ hợp đồng và chuyển yêu cầu dự án, thông tin triển khai công việc tới các bộ phận liên quan để triển khai thực hiện hợp đồng, thực hiện công việc.
 Gọi điện thoại, liên hệ với đối tác, khách hàng để thiết lập cuộc hẹn, chốt thông tin hội nghị, hội thảo, tập huấn, nghiệm thu, lịch làm việc… Chuẩn bị các tài liệu hội họp cho công tác.
 Thu thập, lưu trữ dữ liệu khách hàng theo từng địa bàn được phân công một cách cụ thể, chi tiết, đầy đủ, khoa học, được cập nhật thông tin mới thường xuyên. (bằng văn bản hoặc qua mối quan hệ cá nhân với khách hàng, khai thác thông tin trên website, internet…) Đây là dữ liệu vô cùng quan trọng để triển khai kinh doanh. Việc lưu trữ này phải được lưu trong folder và báo cáo trưởng phòng.

 Phân tích dữ liệu khách hàng thu thập được. Đưa ra được giải pháp, đề xuất triển khai hiệu quả đối với thông tin khách hàng được phân tích. Gọi điện thoại, gửi email, giới thiệu các chương trình, sản phẩm để khách hàng biết, yêu thích sản phẩm. Đeo bám và khai thác thông tin, xây dựng mối quan hệ thật tốt với khách hàng.

 Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng để công việc triển khai hiệu quả trình Trưởng phòng – Giám đốc phê duyệt để chủ động thực hiện.
 Theo dõi báo đấu thầu hàng tuần, tìm thông tin mời thầu phù hợp với sản phẩm của công ty, dự án của công ty, báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng - Giám đốc quyết định có mua hồ sơ và tham gia hay không.
Gọi điện, mail chặt chẽ với Chủ đầu tư, đơn vị tư vấn để chốt các thông tin liên quan đến hồ sơ thầu như: báo giá, thẩm định giá, cấu hình, giá được phê duyệt chính thức, thời gian dự kiến bán hồ sơ mời thầu, các đơn vị tham gia cạnh tranh… Đảm bảo tất cả các thông tin trên đều được kiểm soát chặt chẽ bởi 3A, 3A làm chủ công việc.
Mua hồ sơ mời thầu. Theo sát chủ đầu tư để biết thông tin các đơn vị khác tham gia.
 Triển khai làm hồ sơ thầu: nghiên cứu thật kỹ hồ sơ mời thầu; phối hợp với các phòng, bộ phận có liên quan để chuẩn bị các điều kiện theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu (chương trình, kế hoạch giảng dạy, bảo lãnh dự thầu, nhân sự phục vụ gói thầu…); làm hồ sơ thầu đảm bảo đúng, trúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, không sai sót và kịp tiến độ thời gian.
 Kiểm tra thật kỹ hồ sơ dự thầu trước khi trình Trưởng phòng, Giám đốc bản dự thảo hồ sơ dự thầu. Kiểm tra chéo giữa các nhân viên, chỉnh sửa, trình ký, photo đóng quyển, niêm phong hồ sơ dự thầu.
 Nộp hồ sơ thầu: đúng tiến độ, đúng yêu cầu. Đảm bảo không sai sót kỹ thuật.
Lập bảng quản lý theo dõi chất lượng - tiến độ dự án. Đảm bảo việc đôn đốc, giám sát, theo dõi, hỗ trợ để toàn team thực hiện đúng tiến độ, chất lượng yêu cầu.
 Lập file quản lý các công việc, hợp đồng trong phạm vi địa bàn được phân công, đảm bảo mọi thông tin triển khai hợp đồng đều đúng tiến độ, chất lượng dịch vụ.
 Tiếp nhận, phản ánh các thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Làm báo cáo tổng hợp cho Quản lý dự án, Giám đốc.
 Báo cáo kế hoạch trọng tâm tuần và phương án triển khai thành công.
 Báo cáo dữ liệu khách hàng (Cập nhật hàng tuần)
 Báo cáo nhanh khi công việc gặp phát sinh khó giải quyết (hàng ngày)
Chấp hành sự điều động của Công ty