Housekeeping order taker

MAIN DUTIES:

Administration

• Responsible for the accurate dissemination of information in coordinating the activities of the floors and Front Office and vice versa and other departments of the Hotel and guests.

Chịu trách nhiệm phổ biến thông tin chính xác phối hợp với hoạt động các tầng và Lễ tân và các bộ phận khác trong khách sạn.

• To assist in administration for Housekeeping operations.

Hỗ trợ công việc quản trị của bộ phận nhà buồng.

• To manage daily activity reports in the Housekeeping Office, collect and arrange Housekeeping reports prior to hand in to Order taker supervisor.

Quản lý các báo cáo hoạt động trong bộ phận nhà buồng, tập hợp và sắp xếp các báo cáo của nhà buồng trước khi gửi cho Giám sát viên bộ phận nhận yêu cầu.

• To record all incoming calls in log book, ensure all messages are disseminated and followed up accordingly

Ghi nhận những cuộc gọi đến trong sổ ghi chép, đảm bảo các thông báo được phổ biến và hoàn thành.

• To handle all issues pertaining to Lost & Found – receiving, recording, storage, claiming and clearing( items kept more than 6 months follow SOP)

Xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến các đồ vật bị thất lạc của khách- nhận, ghi chép lại, cất giữ, thông báo và giải quyết những đồ giữ sau sáu tháng theo qui định.

• To update and maintain all housekeeping files. Responsible to the clearance of all outdated reports on a monthly basis based on the hotel standard for record keeping.

Cập nhập và duy trì tất cả các tài liệu của bộ phận nhà buồng. Chịu trách nhiệm dọn dẹp các báo cáo hết hạn hàng tháng dựa theo qui định của khách sạn về cất giữ các ghi chép.

• Coordinates with floor supervisors about necessary information related to the housekeeping operations.

Phối hợp với giám sát viên tầng về những thông tin cần thiết cho hoạt động của nhà buồng

• To control the master key card, mobile-pack key and butler pantry and Houskeeping outlets store room key

Kiểm soát chìa khoá chủ ,chìa khoá mobile-pack, chìa khoá kho của bộ phận nhà buồng.

• To review and correct under the supervision of Order taker supervisor the Room Attendant Report , Daily Room Report, Daily Room Reconciliation and other reports ( eg: Monthly Florist Report, Monthly Newspapers Reports, Monthly Guest Consumption ) if applicable according to actual status and system before processing to send to Executive Housekeeper and then Accounting.

Kiểm tra và sửa chữa báo cáo của nhân viên buồng dưới sự chỉ đạo của Giám sát viên bộ phân nhận yêu cầu : báo cáo phòng hàng ngày, Báo cáo chênh lệch phòng hàng ngày và các báo cáo khác ( vd: báo cáo hoa, báo cáo báo, báo cáo đồ mượn của khách hàng tháng ) nếu có dựa theo tình trạng phòng khách thực tế và trên hệ thống trước khi gửi cho Giám đốc buồng và bộ phận Kế toán.

• Arrange baby-sitting for guests and set up extra bed, baby cot in guest room; acting as Order taker runner if necessary.

Sắp xếp trông trẻ và đặt giường phụ, giường trẻ em; khi cần thiết sẽ trở thành người đáp ứng yêu cầu nếu cần thiết.

• Keep and maintain the cleanliness and tidiness of the Housekeeping Office.

Giữ gìn và duy trì sạch sẽ, gọn gàng của bộ phận nhà buồng.

• To control the housekeeping stationary and amenities of club floor under the supervision of Order taker supervisor.

Kiểm soát đồ giấy tờ đăt trên phòng khách và đồ dùng trên tầng club dưới sự chỉ đạo của Giám sát viên bộ phân nhận yêu cầu.

• Maintain proper communication with guest, and coordination with employee outside/inside department particularly Front Office and Engineering.

Duy trì việc thông báo, phối hợp với khách, nhân viên trong và ngoài bộ phận đặc biệt là bộ phận Lễ tân và Kỹ thuật

• Substitue for MNB supervisors in case they are off, on vacation or if required

Thay thế khi MNB Sup nghỉ off, nghỉ phép hoặc khi có yêu cầu .

Financial and Revenue Responsibilities

• Responsible to operate accurately f Housekeeping equipments and materials in association with all employees.

Có trách nhiệm vận hành đúng cách các vật dụng và thiết bị trực thuộc nhà buồng được sử dụng đúng quy trình và hoạt động hiệu quả.

• To review , exam and correct the room reconciliation daily

Làm báo cáo về chênh lệch tình trạng phòng thực tế.

Training and Human Resources Management

• Greets and courteous to all guest and colleagues, uses eye contact and always offers assistance.

Phải chào hỏi và lịch sự với tất cả các khách và các bạn đồng nghiệp, tươi cười và sẵn sàng tỏ ý giúp đỡ họ.

• Take extreme care with personal grooming in order to maintain a consistently high level of professional appearance.

Quan tâm đặc biệt đến vệ sinh và diện mạo cá nhân để thường xuyên duy trì hình thức một cách chuyên nghiệp ở mức độ cao

• Provides an atmosphere of respect and dignity of labour to encourage employees to take pride in their work and enjoy a sense of satisfaction on a job well done.

Tạo không khí làm việc nghiêm túc, khuyến khích nhân viên làm cho họ tự hào về công việc, ưa thích và hài lòng thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

• To build teamwork spirit and be understanding, supportive, encouraging and helpful to all colleagues.

Xây dựng tinh thần làm việc tập thể; thông cảm, sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ đồng nghiệp.

• Comply and apply training program given by Floor supervisor

Tuân thủ và áp dụng những chương trình đào tạo của Giám sát viên bộ phân nhận yêu cầu

Guest Service Responsibilities

• Interact with the hotel’s guests in a friendly, polite, positive manner.

Giao tiếp với khách bằng cử chỉ thân thiện, lịch sự và tích cực.

• To handle phone calls promptly, pursue proper telephone trained etiquettes and per the standards.

Xử lý các cuộc gọi nhanh, luôn tuân theo những tiêu chuẩn giao tiêp trên điện thoại.

• To attend to guests’ needs and complaints properly.

Xử lý nhu cầu và khiếu nại của khách một cách hợp lý

• Responsible for the cleanliness of your own work area.

Chịu trách nhiệm làm sạch khu vực làm việc

Miscellaneous

• All ambassadors are required to comply with every reasonable request from their hierarchical supervisor(s) within an amount of time that it takes to comply under normal circumstances.

• All ambassadors may be assigned to other duties in the hotel as and when required by business levels.