Housekeeping Order Taker

• To be responsible to handle all communication in and out of the Housekeeping Office to ensure a smooth running of the department.

Chịu trách nhiệm xử lý phương tiện liên lạc trong và ngoài của văn phòng nhà buồng để đảm bảo sự hoạt động trôi chảy của bộ phận.

• To ensure efficiency in performance by providing reliable information and highly responsible in doing necessary follow-ups.

Đảm bảo hiệu quả công việc bằng cách cung cấp thông tin đáng tin cậy, có trách nhiệm cao trong công việc..

Administration

Công tác hành chính

• Responsible for the accurate dissemination of information in coordinating the activities of the floors and Front Office and vice versa and other departments of the Hotel and guests.

Chịu trách nhiệm phổ biến thông tin chính xác phối hợp với hoạt động các tầng và Lễ tân và các bộ phận khác trong khách sạn.

• Assist in administration for Housekeeping operations.

Hỗ trợ công việc quản trị của bộ phận nhà buồng.

• Manage daily activity reports in the Housekeeping Office, collect and arrange Housekeeping reports prior to hand in to Office supervisor. Report any incidents to Executive Housekeeper immediately

Quản lý các báo cáo hoạt động trong bộ phận buồng phòng, tập hợp và sắp xếp các báo cáo của bộ phận trước khi gửi cho Giám sát viên văn phòng. Báo cáo cho Trưởng bộ phận Buồng phòng khi có sự việc xảy ra

• Record all incoming calls in log book, ensure all messages are disseminated and followed up accordingly

Ghi nhận những cuộc gọi đến trong sổ ghi chép, đảm bảo các thông báo được phổ biến và hoàn thành.

• Manage all lost and found items, including receiving, documentation, storage, notification, and final disposal in compliance with established procedures.

Xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến các đồ vật bị thất lạc của khách bao gồm nhận, ghi chép lại, cất giữ, thông báo và giải quyết những đồ giữ đủ thòi gian theo qui định.

• Update and maintain all housekeeping files. Responsible to the clearance of all outdated reports on a monthly basis based on the hotel standard for record keeping.

Cập nhập và duy trì tất cả các tài liệu của bộ phận nhà buồng. Chịu trách nhiệm dọn dẹp các báo cáo hết hạn hàng tháng dựa theo qui định của khách sạn về cất giữ các ghi chép.

• Coordinates with floor supervisors about necessary information related to the housekeeping operations.

Phối hợp với giám sát viên tầng về những thông tin cần thiết cho hoạt động của nhà buồng

• Control the master key card, and butler pantry and Houskeeping outlets store room key

Kiểm soát chìa khoá chủ , chìa khoá kho của bộ phận Buồng phòng.

• Review and correct the Room Attendant Report , Daily Room Report, Daily Room Reconciliation and other reports under the supervision of Order taker supervisor if applicable according to actual status and system before processing to send to Executive Housekeeper and then Accounting.

Kiểm tra và sửa chữa báo cáo của nhân viên buồng dưới sự chỉ đạo của Giám sát viên bộ phân nhận yêu cầu : báo cáo phòng hàng ngày, Báo cáo chênh lệch phòng hàng ngày và các báo cáo khác nếu có dựa theo tình trạng phòng khách thực tế và trên hệ thống trước khi gửi cho Giám đốc buồng và bộ phận Kế toán.

• Arrange baby-sitting for guests and set up extra bed, baby cot in guest room; acting as Order taker runner if necessary.

Sắp xếp trông trẻ và đặt giường phụ, giường trẻ em; khi cần thiết sẽ thay thế vị trí runner.

• Maintain a clean, organized, and professional Housekeeping Office and work area at all times.

Đảm bảo Văn phòng Buồng phòng và khu vực làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp.

• Control the housekeeping stationary and amenities in guest rooms under the supervision of Office supervisor.

Kiểm soát đồ giấy tờ đăt trên phòng khách và đồ dùng trên phòng khách dưới sự hướng dẫncủa Giám sát viên văn phòng

• Maintain proper communication with guest, and coordination with employee outside/inside department particularly Front Office and Engineering.

Duy trì việc thông báo, phối hợp với khách, nhân viên trong và ngoài bộ phận đặc biệt là bộ phận Lễ tân và Kỹ thuật

• Substitue for MNB supervisors in case they are off, on vacation or if required

Thay thế khi MNB Sup nghỉ off, nghỉ phép hoặc khi có yêu cầu .

Financial and Revenue Responsibilities

Trách nhiệm tài chính và doanh thu

• Responsible to operate accurately of Housekeeping equipment's and materials in association with all employees.

Có trách nhiệm vận hành đúng cách các vật dụng và thiết bị trực thuộc nhà buồng được sử dụng đúng quy trình và hoạt động hiệu quả.

• To review , exam and correct the room reconciliation daily

Làm báo cáo về chênh lệch tình trạng phòng thực tế.

• Control inventory levels to ensure optimal stock and avoid overstocking or understocking.

Kiểm soát hàng tồn kho để duy trì số lượng hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng.

• Conduct inventory checks for the Housekeeping department, receive new stock, and coordinate the store issue and collection of items from the General storage.

Kiểm kê hàng tồn kho của bộ phận Buồng phòng, tiếp nhận hàng mới và xuất/nhận hàng từ Kho tổng.

Guest Service Responsibilities

Trách nhiệm về Dịch vụ Khách hàng

• Provide friendly, courteous, and professional service to all guests and colleagues at all times.

Cung cấp dịch vụ thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp đến tất cả khách hàng và đồng nghiệp.

• Answer all incoming telephone calls promptly and professionally in accordance with the hotel's telephone etiquette and service standards.

Tiếp nhận và xử lý tất cả các cuộc gọi đến một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp theo đúng tiêu chuẩn giao tiếp qua điện thoại của khách sạn.

• Record, coordinate, and follow up all guest requests accurately to ensure timely completion and guest satisfaction.

Tiếp nhận, điều phối và theo dõi chính xác mọi yêu cầu của khách nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và mang lại sự hài lòng cho khách.

• Handle guest inquiries and concerns professionally, and escalate unresolved issues to the appropriate supervisor when necessary.

Xử lý các yêu cầu và thắc mắc của khách một cách chuyên nghiệp; báo cáo các vấn đề vượt thẩm quyền đến cấp quản lý khi cần thiết.

Miscellaneous

Các nội dung khác

• Perform any other reasonable duties and responsibilities assigned by management in accordance with operational requirements.

Thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm hợp lý khác theo sự phân công của cấp quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành của khách sạn.

• Demonstrate flexibility by supporting other departments or operational areas when required to meet business needs.

Sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận hoặc khu vực vận hành khác khi cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của khách sạn.

General Duties

Nhiệm vụ chung

• Ensure compliance with hotel policies, standard operating procedures, and all applicable legal and regulatory requirements.

Đảm bảo tuân thủ các chính sách của khách sạn, quy trình vận hành tiêu chuẩn và các quy định pháp luật hiện hành.

• Promote and maintain a safe, healthy, and secure working environment by ensuring compliance with health & safety, chemical handling, personal protective equipment (PPE), hygiene, and environmental standards.

Duy trì môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và đảm bảo an ninh bằng việc tuân thủ các quy định về an toàn lao động, sử dụng hóa chất, trang bị bảo hộ cá nhân (PPE), vệ sinh và bảo vệ môi trường.

• Identify, report, and follow up on safety hazards, security risks, accidents, and maintenance concerns to ensure timely corrective action.

Phát hiện, báo cáo và theo dõi các nguy cơ mất an toàn, rủi ro an ninh, tai nạn và các vấn đề bảo trì nhằm đảm bảo được xử lý kịp thời.

• Support the hotel's emergency preparedness by understanding and complying with fire life safety, emergency response, and evacuation procedures.

Hỗ trợ công tác ứng phó khẩn cấp của khách sạn thông qua việc hiểu rõ và tuân thủ các quy trình phòng cháy chữa cháy, ứng phó khẩn cấp và sơ tán.

Knowledge & Compliance

Kiến thức và Tuân thủ

• Hotel Fire Life Safety, emergency response, security, and evacuation procedures.

Các quy trình về phòng cháy chữa cháy, ứng phó khẩn cấp, an ninh và sơ tán của khách sạn.

• Hotel Health, Safety, Hygiene, HACCP, food safety, and sanitation policies and procedures.

Các chính sách và quy trình về Sức khỏe, An toàn, Vệ sinh, HACCP, an toàn thực phẩm và vệ sinh của khách sạn.

• LQA standards, Accor brand standards, hotel operational standards, and departmental policies and procedures.

Các tiêu chuẩn LQA, tiêu chuẩn thương hiệu Accor, tiêu chuẩn vận hành của khách sạn cùng các chính sách và quy trình của bộ phận.

• Hotel facilities, products, services, and local destination knowledge to effectively assist guests.

Các tiện ích, sản phẩm, dịch vụ của khách sạn và kiến thức về điểm đến địa phương nhằm hỗ trợ khách hiệu quả.

• Luxury service standards, grooming and appearance guidelines, and professional code of conduct.

Các tiêu chuẩn dịch vụ sang trọng, quy định về tác phong, diện mạo và chuẩn mực ứng xử nghề nghiệp.

• Company and brand vision, business objectives, and relevant operational initiatives and promotional campaigns.

Tầm nhìn thương hiệu, mục tiêu kinh doanh cùng các sáng kiến vận hành và chương trình quảng bá liên quan của khách sạn/Tập đoàn.