Human Resources Executive (06 month-contract)

As Human Resources Executive in charge of majority of Compensation & Benefits responsibilities, you are to ensure all programs of compensation and benefits offered by the company to employees will be implemented in proper and timely manner; and handle employee relations within company guides/team handbook; and be active part in promoting a positive working environment and keep confidentiality of HR related matters.

Chuyên viên Nhân sự phụ trách phần lớn công việc liên quan đến chế độ Lương thưởng và Phúc lợi, bạn phải đảm bảo tất cả các chương trình đãi ngộ và phúc lợi mà công ty đưa ra cho nhân viên sẽ được thực hiện đúng và kịp thời. Đồng thời, bạn phải đảm nhiệm mảng quan hệ lao động dựa theo quy định của sổ tay nhân viên; và tích cực tham gia vào việc thúc đẩy môi trường làm việc tích cực cũng như phải bảo mật về các vấn đề liên quan đến Nhân sự.

Your-day-to-day/Công việc hàng ngày

• Support colleagues to make sure they deliver with compliance and to the standards we expect.

Hỗ trợ đồng nghiệp để đảm bảo rằng họ cung cấp dịch vụ theo các tiêu chuẩn mà chúng ta mong đợi.

• Drive a great working environment for teams to thrive - linking up departments to create sense of one team.

Thúc đẩy môi trường làm việc tốt cho các nhóm để phát triển – tạo sự gắn kết giữa các phòng ban để tạo ra ý thức tập thể.

• Promote teamwork and quality service through daily communication and coordination with other departments.

Thúc đẩy làm việc theo nhóm và cải tiến chất lượng dịch vụ thông qua giao tiếp hàng ngày và phối hợp với các bộ phận khác.

• Recommend or initiate any HR related actions where needed.

Đề xuất hoặc đưa ra sáng kiến hoạt động liên quan Nhân sự khi cần.

• Cooperates, coordinates and communicates with Department Heads and other inter-departmental secretaries as appropriate.

Phối hợp và trao đổi với Trưởng bộ phận và các thư ký các bộ phận khác khi cần.

• Arrange everyday activity, planning work tasks and ensuring you always have the right colleagues and resources to do your job.

Sắp xếp hoạt động hàng ngày, lập kế hoạch công việc và đảm bảo bạn luôn có đồng nghiệp và nguồn lực phù hợp để thực hiện công việc của mình.

• Comply with law and internal standards, requirements related to employment papers (personal profile, labour contract, decision, appendix, PAF…ect).

Tuân thủ pháp luật và các tiêu chuẩn nội bộ, các yêu cầu liên quan đến giấy tờ tuyển dụng (hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định, phụ lục hợp đồng.v.v).

• Ensure payroll processed with all supporting documents verified and approved properly, payroll system is followed as set-up.

Lập bảng lương với các tài liệu liên quan được phê duyệt, tuân thủ đúng quy trình.

• Make promised benefits available and easily and timely applicable for staffs.

Áp dụng các phúc lợi đã được duyệt kịp thời cho nhân viên.

• Train colleagues where required to make sure their compliance to regulations and standards of the company.

Huấn luyện đồng nghiệp nếu cần thiết để đảm bảo họ tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của khu nghỉ dưỡng.

• Promote teamwork and quality service through daily communication and coordination with other colleagues and departments.

Thúc đẩy làm việc nhóm và chất lượng dịch vụ thông qua giao tiếp và phối hợp hàng ngày với các đồng nghiệp và phòng ban khác

• Suggest any HR related actions required.

Kiến nghị các hoạt động nhân sự khi được yêu cầu.

• Support administration and organizing annual staff satisfaction survey.

Hỗ trợ và tổ chức chương trình khảo sát sự hài lòng của nhân viên thường niên.

• Arrange the welcome and conduct related part in Orientation to new comers.

Sắp xếp chào đón và thực hiện phần liên quan trong lớp định hướng cho nhân viên mới.

• Follow up clearance & Exit Interview.

Theo dõi bàn giao & phỏng vấn thôi việc.

• Maintain accurate and up-to-date personnel files and records for all employees efficiently and confidentiality.

Lưu trữ & cập nhật hồ sơ nhân viên và văn bản nhân sự chính xác và cập nhật cho tất cả nhân viên một cách hiệu quả và bảo mật.

• Be active part in organizing staff activities.

Tích cực tham gia tổ chức các hoạt động của nhân viên.

• Develop yourself and always look for ways to improve performance through self-review, working on feedback of others, creating development goals for proper action with timeline.

Phát triển bản thân và luôn tìm cách cải thiện hiệu quả làm việc thông qua việc tự đánh giá, làm việc dựa trên phản hồi của người khác, tạo mục tiêu phát triển để có hành động kịp thời.

• Build great relations with outside contacts related to tasks assigned (Insurance, Labour…)

Xây dựng mối quan hệ tốt với các mối quan hệ bên ngoài liên quan đến nhiệm vụ được giao (Bảo hiểm, Lao động…)

• Prepare as of guidelines to create annual budget, benefits, bonus and salary review.

Chuẩn bị ngân sách hàng năm, phúc lợi, tiền thưởng và đánh giá tiền lương dựa trên hướng dẫn.

• Monitor leave data system and ensure timely reports with analysis is provided to management to arrange clearance or pay to staffs as required.

Theo dõi hệ thống dữ liệu phép tồn và đảm bảo cung cấp các báo cáo phân tích kịp thời cho ban lãnh đạo để sắp xếp việc nghỉ bù hoặc trả lương cho nhân viên theo yêu cầu.

• Process inputs required for tax and insurance.

Nhập dữ liệu đầu vào về Thuế & Bảo hiểm.

• Recommend payroll system changes/updates when appropriate for better efficiency.

Đưa ra kiến nghị thay đổi / cập nhật hệ thống tính lương khi cần để đạt hiệu quả tốt hơn.

• Deliver Crowne Plaza Brand Promise and Service Signatures to daily work.

Truyền tải Lời hứa thương hiệu và dịch vụ đặc trưng của Crowne Plaza vào công việc hàng ngày.

• Assist in maintaining and creating a positive atmosphere within the hotel that allows for open two ways communication and ensures morale and productivity reach the highest possible levels, achieving colleagues’ satisfaction.

Hỗ trợ duy trì và tạo ra bầu không khí tích cực trong khu nghỉ dưỡng nơi có sự giao tiếp hai chiều cởi mở và đảm bảo tinh thần và hiệu quả công việc đạt mức cao nhất có thể cũng như mang đến sự hài lòng dành cho nhân viên.

• Monitor legal documents for expats like Visa, work permit, resident card and other immigration procedures.

Quản lý các giấy tờ pháp lý cho người nước ngoài như Visa, giấy phép lao động, thẻ cư trú và các thủ tục nhập cư khác.

• Supervising welcoming new colleague procedure: connect and arrange the accommodations, colleagues’ journey; do the check in, prepare uniform, write onboard announcement, etc.;

Giám sát thủ tục chào đón đồng nghiệp mới: liên hệ và sắp xếp chỗ ở, hành trình của nhân viên mới; làm thủ tục nhận phòng, chuẩn bị đồng phục, viết thông báo nhân viên mới, v.v ...;

• Comply with grooming and hotel’s rules and regulations.

Tuân thủ các quy tắc diện mạo và quy định của khu nghỉ dưỡng.

• Be a friendly face and helping hand to our guests.

Thân thiện và giúp đỡ khách hàng.

• Familiarizes and enforces local HR policies and procedures.

Làm quen và thực thi các chính sách và thủ tục nhân sự tại địa phương.

• Monitors the administration of the Performance Appraisal Programme, maintain up-to-date records of staffs’ PDP and performance review in their files and have online file available for use at any time needed.

Giám sát việc quản lý Chương trình Đánh giá hiệu quả làm việc, duy trì hồ sơ cập nhật về PDP của nhân viên và đánh giá hiệu quả trong hồ sơ và có sẵn hồ sơ trực tuyến để sử dụng bất cứ lúc nào cần.

• Monitor HR roster and attendance record for approval to process payroll.

Theo dõi bảng phân công nhân sự và hồ sơ chấm công để phê duyệt xử lý bảng lương.

• Conduct annual HR compliance/standards self-audit.

Thực hiện tự kiểm tra tuân thủ / tiêu chuẩn nhân sự hàng năm.

• Liaison with Social insurance, labour authorities and update new laws and regulations.

Liên hệ với Bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động và cập nhật các luật và quy định mới.

• Prepare and submits periodic reports for management’s use in accordance with Corporate and government requirements, such as turnover reports, personnel inventories, absenteeism reports, health and safety, accident reports etc.

Chuẩn bị và gửi các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của tập đoàn và cơ quan nhà nước, chẳng hạn như báo cáo nhân viên nghỉ việc, số lượng nhân sự, báo cáo vắng mặt, sức khỏe và an toàn, báo cáo tai nạn, v.v.

• Ensure applicable laws, regulations, IHG policies and procedures, and union agreements are followed in relation to Grievance and Disciplinary procedures.

Đảm bảo tuân thủ luật, quy định, chính sách và quy trình IHG, và các thỏa thuận công đoàn liên quan đến các thủ tục Khiếu nại và Kỷ luật.

• Maintain hotel Disciplinary Procedures, Handling grievances at the initial stages and propose actions.

Duy trì các quy trình xử lý kỷ luật của khu nghỉ dưỡng, xử lý các khiếu nại ở giai đoạn đầu và đề xuất các hành động.

• Support recruitment activities.

Hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng.

• Supervising, pre-paring and assisting with papers for Government Inspections, reports.

Giám sát, soạn thảo và hỗ trợ các giấy tờ cho việc báo cáo đoàn thanh tra nhà nước.

• Handling/ Supervising staff-related registrations, profiles.

Xử lý / Giám sát việc đăng ký, hồ sơ liên quan đến nhân viên

• Support HR activities.

Hỗ trợ các hoạt động nhân sự.

• Be responsible in keeping the property safe and secure, to participate in any resort activity related to Fire Life safety.

Có trách nhiệm giữ gìn tài sản công ty, tham gia vào bất kỳ hoạt động nào liên quan đến an toàn Phòng cháy chữa cháy.

• Perform other ad-hoc duties – unexpected moments which may be assigned by management when we have to pull together to get a task done.

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác - những thời điểm đột xuất có thể được quản lý chỉ định khi chúng ta cần phải cùng làm việc để hoàn thành.