Kế toán nhận hàng

1. Nhiệm vụ chung

Đảm bảo tất cả hàng hóa nhận vào phải tuân thủ quy trình, chính sách của khách sạn.

Đảm bảo các mặt hàng nhận vào phải được cập nhật vào hệ thống và toàn bộ chứng từ nhận hàng phải được chuyển cho kế toán thanh toán ngay ngày hôm sau.

2. Nhiệm vụ chức năng

Hàng nhập khẩu (nếu có)

Tham gia nhận hàng nhập khẩu cùng các bộ phận đặt hàng.

Kiểm tra, đánh giá hàng hóa được giao.

Lập báo cáo hàng giao thiếu, hỏng… có xác nhận của bộ phận đặt hàng.

Gửi báo cáo cho phụ trách mua hàng (chậm nhất 24 tiếng sau khi mở lô hàng).

Lập phiếu nhận hàng theo chi tiết riêng cho từng bộ phận với đầy đủ chữ ký giao nhận.

Gửi các giấy tờ, chứng từ liên quan cùng phiếu nhận hàng cho kế toán.

Nhận hàng chợ hàng ngày cho bếp (Daily Market List)

Nhận đơn đặt hàng từ phòng mua hàng.

Nhận hàng cùng nhà cung cấp và giám sát viên từng bộ phận bếp.

Đảm bảo số lượng hàng nhận không vượt quá số lượng hàng phụ trội cho phép.

Lấy chữ ký đầy đủ của nhà cung cấp và giám sát viên.

Thu lại tất cả phiếu nhận hàng của nhà cung cấp và đảm bảo:

Giá, số lượng, chất lượng, quy cách đúng với đơn hàng đã duyệt.

Mã khách hàng là đúng.

Kiểm tra chi tiết từng mặt hàng (mã hàng, lô hàng, hạn sử dụng) trước khi cập nhật vào hệ thống.

Lập báo cáo tổng hợp các mặt hàng đã nhận.

Gửi phiếu nhận hàng cho Bếp trưởng/Bếp phó để ký xác nhận.

Chỉ kết thúc nhận hàng khi đã hoàn tất phiếu nhận hàng và có đầy đủ chữ ký xác nhận.

Nhận hàng của kho và các bộ phận khác (hàng không thường xuyên)

Kiểm tra thông tin trên phiếu nhận hàng và đảm bảo:

Khớp với số đơn đặt hàng.

Lượng chính xác (không vượt quá đơn).

Đúng giá và thuế.

Liên hệ thủ kho và giám sát các bộ phận để kiểm tra chất lượng khi nhận hàng (nếu có yêu cầu).

Nếu hàng giao chưa đủ, phải có thời gian giao bổ sung, không quá 3–5 ngày. Nếu kéo dài quá 5 ngày thì trao đổi lại với người đặt hàng để điều chỉnh.

Hàng thẳng hợp với phụ trách mua hàng 2 lần để theo dõi tình hình giao hàng cho các bộ phận.

Phối hợp với kế toán thanh toán và kế toán giá thành, đảm bảo cung cấp đúng, đủ dữ liệu liên quan đến báo cáo.