Lễ tân hành chính (Kiêm Trợ lý giám đốc)

· Tiếp đón khách hàng và đối tác đến công ty để thực hiện các trao đổi về công việc, đàm phán, ký kết hợp đồng.

· Tiếp nhận và phân loại thư, chứng từ, giấy tờ đến các phòng ban tương ứng trong công ty.

· Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.

· Quản lý cuộc gọi đến văn phòng và giải quyết câu hỏi cơ bản qua điện thoại cũng như trả lời thư điện tử, email.

· Kiểm kê và duy trì vật phẩm cho văn phòng, đảm bảo cung cấp đẩy đủ cho các bộ phận

· Quản lý lịch trình, chuẩn bị phòng họp và thông báo các cuộc họp của công ty đến nhân sự trong công ty.

· Thường xuyên cập nhật các tài liệu liên quan đến các chi phí phát sinh trong văn phòng.

· Quản trị website, cập nhập tin tức mới hàng ngày

· Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc

· Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc

· Lưu trữ và chuẩn bị hồ sơ cho Ban Giám đốc khi đi công tác

· Thực hiện các công tác hậu cần hằng ngày (trà, nước, cà phê, vệ sinh văn phòng, in ấn, photo tài liệu…) và cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (đặt vé máy bay, phòng khách sạn, thủ tục visa…)

· Hỗ trợ Ban Giám đốc trong công tác đối nội và đối ngoại (gởi quà, hoa vào các dịp lễ kỷ niệm lễ, tết, khai trương….)

· Có thể đi công tác xa.