Lễ Tân Tòa Nhà

- Quản lý hệ thống tổng đài của tòa nhà. Tiếp nhận các cuộc gọi điện thoại, thực hiện việc tiếp nhận thông tin, cung cấp thông tin và chuyển cuộc gọi đến đúng đối tượng một cách đầy đủ, kịp thời.
- Trao đổi, truyền đạt những thông tin dịch vụ của Công ty tới khách hàng một cách đầy đủ và chính xác.
- Phối hợp thực hiện việc marketing cho thuê văn phòng.
- Đón tiếp, tìm hiểu yêu cầu, hướng dẫn khách hàng, đối tác đến đúng nơi cần liên hệ công tác. Cập nhật và ghi nhận thông tin khách hàng vào hồ sơ khách hàng.
- Tiếp nhận, phối hợp xử lý và trả lời các yêu cầu, khiếu nại, phản hồi đến BQL Tòa nhà.
- Quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu được giao hiệu quả, tiết kiệm, bảo vệ bí mật thông tin.
- Quản lý, lưu trữ và theo dõi thư từ, công văn, giấy tờ đến và đi.
- Nhận và chuyển thư tín, bưu phẩm, công văn đến các tầng liên quan hàng ngày
- Phát hiện và báo cáo, phối hợp xử lý các dấu hiệu bất thường của khách ra (vào) tòa nhà qua khu vực sảnh lễ tân.
- Quản lý và giám sát khu vực quầy lễ tân và phòng đón khách đảm bảo tính thẩm mỹ
- Chuẩn bị công tác lễ tân, hậu cần cho các phòng họp, Hội trường thuộc BQL Tòa nhà quản lý và các buổi họp, buổi tiếp khách.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản của tòa nhà và các bộ phận
- Tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu cầu mang tài sản ra/vào tòa nhà.
- Phối hợp với Tổ Bảo vệ giám sát việc vận chuyển hàng hóa ra, vào của nhà thầu, khách thuê.
- Giám sát hoạt động của nhà thầu cung cấp các dịch vụ cho thuê và chăm sóc cây cảnh.
- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao
- Chuẩn bị các cuộc họp, công tác lễ tân, hậu cần cho các buổi tiếp khách khi có yêu cầu
- Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của cá nhân với khách hàng, đối tác
- Hỗ trợ BQL Tòa nhà giám sát công tác bảo vệ.
- Thực hiện một số công việc hành chính liên quan khác hoặc theo yêu cầu.
- Đề xuất các ý kiến nhằm cải tiến quy trình, cách thức làm việc phù hợp với thực tế và đạt hiệu quả cao
- Chủ động giải quyết phát sinh trong phạm vi công việc.
- Lập báo cáo công việc định kỳ hoặc đột xuất kịp thời, đầy đủ và chính xác các công việc trong phạm vi được giao.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý, Lãnh đạo công ty.