Legal Formality Officer

I / Trách nhiệm
- Tư vấn và phối hợp với Bộ phận Dự án để đảm bảo công tác xin giấy phép cho công ty và dự án được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ.
- Đào tạo và theo dõi việc thực thi công việc của bộ phận liên quan tới công tác xin giấy phép
- Đảm bảo hệ thống thông tin về giấy phép được đồng bộ hóa
- Thúc đẩy hoạt động cải tiến liên quan tới công tác xin giấy phép của công ty và dự án
- Phụ trách việc xin các giấy phép cho dự án và công ty
- Xây dựng và tư vấn các qui trình thiết lập xin giấy phép
- Thực hiện báo cáo về tình hình giấy phép
II / Nhiệm vụ
- Công tác quản lý chung
+ Xây dựng và đề xuất các chính sách, mục tiêu liên quan tới hoạt động xin giấy phép cho Ban giám đốc công ty.
+ Nghiên cứu các quy định pháp luật liên quan và đề xuất cách thức áp dụng phù hợp với hoạt động công ty và theo dõi và cập nhật các quy định pháp luật liên quan.
+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn triển khai công việc.
+ Xây dựng và cập nhật các tài liệu thực hiện xin giấy phép.
+ Tạo các kênh kết nối với các đơn vị tư vấn và cơ quan thẩm định.
+ Tổ chức đào tạo (nội bộ và bên ngoài) cho nhân viên bộ phận và công ty để hiểu về các yêu cầu pháp lý liên quan đến hoạt động xin giấy phép.
+ Phát triển và duy trì hệ thống thông tin về giấy phép
- Công tác đấu thầu
+ Xem xét ITB do bộ phận thầu cung cấp để làm rõ các yêu cầu về giấy phép, trách nhiệm và phạm vi công việc của TVC trong hoạt động xin cấp phép của dự án
+ Phân loại dự án / hạng công trình
+ Chuẩn bị, kiểm tra lưu đồ, danh mục tài liệu / hồ sơ và chi phí thực hiện giấy phép cho gói thầu
+ Gửi và lấy báo giá cho các hạng mục giấy phép theo yêu cầu
+ Kiểm tra báo giá từ các đơn vị tư vấn
+ Tham gia làm rõ kỹ thuật với đơn vị tư vấn / Cơ quan chức năng có thẩm quyền
+ Tham gia họp với Chủ đầu tư khi có yêu cầu
+ Cập nhật lưu đồ và danh sách tài liệu / hồ sơ khi có thay đổi
- Công tác dự án
+ Kiểm tra lại các thông tin giấy phép từ giai đoạn thầu
+ Tư vấn cho Bộ phận dự án để lập kế hoạch triển khai các loại giấy phép từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án
+ Làm rõ và cập nhật danh sách tài liệu hồ sơ từ tư vấn và yêu cầu bộ phận liên quan chuẩn bị
+ Trao đổi và xác nhận lại với các đơn vị tư vấn về chi phí thực hiện
+ Cập nhật danh sách tài liệu hồ sơ từ tư vấn và yêu cầu bộ phận liên quan chuẩn bị
+ Chuẩn bị tài liệu / hồ sơ pháp lý liên quan thuộc phạm vi công việc của công ty
+ Tổng hợp tài liệu / hồ sơ và nộp cho cơ quan thẩm định / tư vấn
+ Tham gia họp và cập nhật thông tin tới dự án về tình hình xin giấy phép
+ Kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu / hồ sơ trước khi nộp cho cơ quan thẩm định / tư vấn
+ Theo dõi, đôn đốc phản hồi từ cơ quan thẩm định và yêu cầu sửa đổi / điều chỉnh tài liệu / hồ sơ nếu có
+ Làm rõ kỹ thuật với các đơn vị tư vấn / cơ quan thẩm định khi có yêu cầu
+ Sửa đổi / điều chỉnh tài liệu / hồ sơ pháp lý do mình thực hiện
+ Nộp lại hồ sơ và theo dõi cho đến khi có giấy phép
+ Nhận thức các thay đổi sau khi đã nhận được giấy phép và tư vấn với các bộ phận liên quan để có phương án cho việc xin thay đổi
+ Theo dõi và hỗ trợ công tác đóng các giấy phép để nghiệm thu dự án
- Công tác giấy phép vận hành công ty
+ Theo dõi và có kế hoạch cập nhật các Chứng chỉ / giấy phép hoạt động của công ty,
+ Đề xuất và triển khai các phương án để duy trì các hoạt động của công ty liên quan tới các loại giấy phép mới hoặc còn thiếu.