Male - Receptionist

Tóm tắt công việc – (Tóm tắt nhiệm vụ chính)

• Attend to guests courteously and deal promptly with their requests and queries. Have Detailed information about the hotel and city. Check on VIP guest movements, complete their pre-registration formalities.

Phục vụ khách hàng một cách lịch sự và giải quyết nhanh chóng các yêu cầu và thắc mắc của họ. Nắm thông tin chi tiết về khách sạn và thành phố. Theo dõi sự di chuyển của khách hàng quan trọng để có thể làm thủ tục đăng ký trước cho họ.

• Allocate rooms to all arriving guests after checking the guest preferences. Collect guest feedback forms and do any possible first hand service recovery steps.

Bố trí phòng cho tất cả khách hàng chuẩn bị đến sau khi kiểm tra thông tin của họ, Thu lại mẫu thu thập ý kiến phản hồi của khách và đề xuất các giải pháp có khả năng khắc phục các lỗi trong dịch vụ.

Essential Duties and Responsibilities – (Key Activities of the role)

Yêu cầu và trách nhiệm công viêc - (Nhiệm vụ chính):

• Receive guest with a smile and answering queries of new arrivals and providing correct information. Efficient handling of new arrivals with allocation of rooms with delays, helping and guiding in filling of registration form.

Chào khách với nụ cười thân thiện, trả lời các câu hỏi của khách mới đến và cung cấp thông tin chính xác. Xử lý việc trì hoãn khi sắp xếp phòng với khách mới đến một cách hiệu quả. Hỗ trợ, hướng dẫn khách điền vào mẫu đăng ký

• Handle walk in, regular guest who arrive without reservation, she politely refuses if the hotel is full.

Thực hiện hỗ trợ khách vãng lai hoặc khách chưa đặt phòng, từ chối lịch sự nếu khách sạn không còn phòng trống.

• Allocation of rooms to group in co-ordination with the tour co-coordinator.

Phối hợp với nhân viên điều phối tour khi sắp xếp phòng cho khách đoàn.

• Checks the house keeping reports with room status reports and see’s that are no discrepant.

Kiểm tra các báo cáo của bộ phận buồng phòng về tình trạng phòng để tránh sự sai lệch.

• Know the location of the rooms and décor.

Nắm được vị trí của các phòng, hiểu thiết kế phòng.

• Prepare for guest’s arrival, prepare history, billing information, deposits, filing, VIP information, correspondence, etc.; interact with booking contacts as needed. Correctly record group rooms and revenue in the property management system.

Chuẩn bị thông tin khách đến, lịch sử khách đến, thông tin thanh toán, đặt cọc, điền mẫu, thông tin khách VIP v.v, trao đổi thông tin đặt phòng nếu cần.

• Process all reservation requests, changes and cancellations received by phone, fax, e-mail, mail, internally and through travel planners/corporations. Enter and/or modify group block in system to ensure inventory, stay dates, cancellation policy, deposit requirement, and booking procedure are reflected correctly.

Xử lý các yêu cầu đặt phòng, thay đổi, hoặc hủy qua điện thoại, fax, email đối với nội bộ, các đơn vị du lịch bên ngoài. Nhập, điều chỉnh thông tin trên hệ thống để đảm bảo các thông tin ngày khách ở, chính sách hủy, các yêu cầu đặt cọc và quy trình đặt phòng theo đúng quy định.

• Maintain accurate filing system for guests and ensure that each guests block is traced.

Đảm bảo hệ thống hồ sơ của khách luôn được theo dõi.

• Create and update guest block notes to provide relevant data pertaining to guest reservations, and coordinate with other departments as needed to provide reservation information and needs as specified in contract.

Tạo và cập nhật các thông tin của khách cho việc đặt phòng hoặc phối hợp với các phòng ban khác khi cần cung cấp thông tin đặt phòng.

• Provide and maintain reports and records of all groups during stay and after de-parture, and follow up on any inquiries.

Cung cấp, báo cáo và lưu trữ thông tin của tất cả khách khi ở và theo dõi các yêu cầu của khách.

• Stay abreast of current rates, rate changes and all promotions, current facilities, services, hours of operation, etc.

Luôn cập nhật tỷ giá hối đoái, tỉ giá hiện tại và tất cả thông tin khuyến mãi, các tiện ích và giờ hoạt động trong khách sạn.

• Respond to guest concerns or complaints. Communicate any outstanding guest requests or issues to management that may require additional monitoring or follow-up.

Phản hồi những quan tâm, cũng như than phiền của khách. Trao đổi những yêu cầu vượt ngoài khả năng của khách đến cấp quản lý để hỗ trợ và điều hành.

• Perform other duties as assigned such as running daily reports, e.g. the cancella-tions, bookings, or arrivals reports.

Thực hiện các công việc được giao như thực hiện báo cáo hàng ngày, ví dụ; khách hủy, khách đặt phòng hoặc báo cáo khách đến.

• Perform any other duties which may be assigned by the management from time to time.

Thực hiện các công việc được giao bởi cấp quản lý bất cứ lúc nào