Nhân Viên Back Office / Hỗ Trợ Hồ Sơ Thầu (Thành thạo Lái Xe)

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC- Hỗ trợ toàn bộ công tác hậu cần, hành chính và đặc biệt là chuẩn bị – hoàn thiện hồ sơ thầu thiết bị y tế, đảm bảo hồ sơ đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý, kỹ thuật và tiến độ nộp hồ sơ. - Sẵn sàng đi công tác khi có yêu cầu.2. NHIỆM VỤ CỤ THỂA. Công tác hồ sơ thầu thiết bị y tế: 1. Tìm hiểu và đọc hiểu hồ sơ mời thầu (HSMT): - Phân tích yêu cầu kỹ thuật, thương mại, pháp lý. - Ghi nhận các tiêu chí bắt buộc và biểu mẫu cần chuẩn bị. 2. Chuẩn bị hồ sơ hành chính – pháp lý: - Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép lưu hành thiết bị y tế. - Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, giấy ủy quyền của hãng (nếu có). - Hồ sơ năng lực, hợp đồng tương tự, báo cáo tài chính, biên bản nghiệm thu. 3. Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật: - Thu thập catalogue, CO, CQ, ISO, CFS, giấy phép nhập khẩu. - Soạn bảng đối chiếu thông số kỹ thuật (Spec Comparison Sheet). - Chuẩn bị tài liệu kỹ thuật, hình ảnh sản phẩm, hướng dẫn sử dụng. 4. Chuẩn bị hồ sơ tài chính – thương mại: - Soạn báo giá chi tiết, bảng tổng hợp giá, bảng đơn giá dự thầu. - Cập nhật giá đầu vào từ nhà cung cấp để tính toán hiệu quả kinh tế. 5. Hoàn thiện và nộp hồ sơ: - In, ký, đóng dấu, niêm phong hồ sơ thầu đúng quy cách. - Hỗ trợ nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống e-bidding (muasamcong.mpi.gov.vn). - Theo dõi tiến độ mở thầu, kết quả xét thầu, cập nhật báo cáo. 6. Hỗ trợ sau trúng thầu: - Chuẩn bị hồ sơ ký hợp đồng, hồ sơ chứng từ thanh toán. - Phối hợp bộ phận kỹ thuật và logistics bàn giao thiết bị cho khách hàng. - Soạn hồ sơ nghiệm thu, bàn giao, thanh toán, bảo hành.B. Công tác hành chính – vận hành nội bộ: - Quản lý, lưu trữ hồ sơ thầu, hợp đồng, giấy tờ pháp lý của công ty. - Theo dõi tiến độ hợp đồng, cập nhật báo cáo cho Giám đốc. - Soạn công văn, giấy giới thiệu, tờ trình, hồ sơ hành chính khác. - Liên hệ, giao dịch với cơ quan, đối tác, hãng thiết bị khi cần.C. Công tác hỗ trợ di chuyển & công tác: - Thành thạo lái xe ô tô (bằng B2 trở lên), sẵn sàng đi công tác khi có yêu cầu.- Phối hợp bộ phận kỹ thuật để hoàn thiện phòng máy và bộ phận logistics bàn giao thiết bị cho khách hàng.- Tham gia cùng Giám đốc/đội ngũ kinh doanh trong các buổi làm việc, khảo sát, hội thảo.