Nhân Viên Chứng Từ

- Phụ trách chứng từ cho tất cả các lô hàng nhập (by Sea hoặc Air) của salesman hoặc của đại lý chỉ định
- Phồi hợp làm việc với đại lý chỉ định và cập nhật lịch trình của lô hàng kể từ khi nhận được thông tin.
- Theo dõi tiến trình vận chuyển hàng, nếu có bất cứ sự thay đổi nào, đều cập nhật thông tin cho đại lý liên quan, và người nhận hàng (hoặc bên dịch vụ được ủy quyền của Khách) qua email phone call.
- Nhập dữ liệu về lô hàng trên phần mềm, phát hành Arrival Notice / Khai manifest / Làm lệnh giao hàng (D/O hoặc E-D/O); phát hành Debit Note cho mỗi lô hàng.
- Gửi yêu cầu xuất hóa đơn cho kế toán
- Làm phiếu A/R gửi kế toán thanh toán cho nhà cung cấp (hãng tàu/ coloader)
- Kiểm tra thanh toán và giao chứng từ.
- Cập nhật ngày giao D/O trên phần mềm và thông báo qua mail cho đại lý chỉ định.
- Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các thủ tục văn bản liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa; giao nhận vận tải; thủ tục hải quan từ các cơ quan chức năng có liên quan (nếu có).
- Làm báo cáo tình hình công việc hàng tháng cho trưởng phòng Chứng từ.
- Phụ trách những công việc liên quan đến bộ phận hàng nhập: liên hệ ký hợp đồng dịch vụ (theo form mẫu sãn của công ty) đối với những Khách hàng lần đâu phát sinh giao dịch.; chuẩn bị chứng từ liên quan đến lô hàng nhập gửi kế toán khi làm đề nghị thanh toán cho đại lý nước ngoài.
- Hỗ trợ các phòng ban, tư vấn và hướng dẫn những vấn đề liên quan đến hàng nhập.
- Làm giá hàng nhập cho Khách hàng / đại lý trong trường hợp có inquiry (sẽ được tính hoa hồng nếu làm giá thành công)