NHÂN VIÊN ĐẶT PHÒNG (RESERVATION OFFICER)

Mục đích chung của công việc: Ghi lại và xử lý tất cả các yêu cầu đặt phòng được thực hiện qua điện thoại, fax hoặc email một cách hiệu quả và chính xác và chuyển đổi thành doanh số nếu có thể để đáp ứng các mục tiêu của khách sạn.

Hỗ trợ quản lý việc bán phòng trên các trang OTA giúp tăng doanh thu và doanh số bán hàng của khách sạn

Báo cáo cho: Giám sát đặt phòng

NHIỆM VỤ CHÍNH:

- Tiếp nhận yêu cầu đặt phòng từ khách hàng qua điện thoại/ thư điện tử

- Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn

- Thỏa thuận đặt phòng với khách theo khung giá của khách sạn, tối đa hóa lợi nhuận của khách sạn.

- Ghi nhận các thông tin của khách đã đặt phòng

- Gửi xác định đã đặt phòng đến khách hàng

- Lưu trữ các hồ sơ đã đặt phòng và liên hệ với các bộ phận liên đới.

- Chuyển các đặt phòng cho Bộ phận lễ tân trước 1 ngày Khách đến, cung cấp đầy đủ thông tin của các đặt phòng cho Lễ tân (Tên Công Ty, các dịch vụ Khách đặt, số điện thoại hướng dẫn, phương thức thanh toán,…)

- Chuyển đầy đủ thông tin cho các Bộ phận Nhà hàng, Bếp nếu Khách đặt dịch vụ ăn uống.

- Theo dõi tình hình thanh toán của các đơn đặt phòng với phương thức trước khi khách nhận phòng.

- Xác nhận lại những đặt phòng dự kiến theo thời hạn 45 ngày hay 30 ngày (theo thỏa thuận trong hợp đồng) để đảm bảo các công ty du lịch vẫn giữ phòng

- Báo cáo với quản lý về những đoàn khách quan trọng nhận phòng vào ngày hôm sau

- Phản ánh,báo cáo trực tiếp đến Trưởng kinh doanh hoặc các bộ phận liên quan về các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm dịch vụ, các ý kiến từ Khách hàng để cải thiện, nâng cấp chất lượng, đảm bảo sự hài lòng của Khách.

- Thực hiện các báo cáo liên quan đến công việc theo yêu cầu của giám sát/trưởng bộ phận

- Cập nhật giá bán, các gói sản phẩm và chương trình khuyến mại trên tất cả các kênh quảng bá, website của khách sạn và trang thông tin của đối tác như Expedia, Agoda, v.v

- Hỗ trợ giám sát thực hiện việc khảo sát giá bán của các đối thủ cạnh tranh qua các kênh thông tin và các trang OTA

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban quản lý.

NHIỆM VỤ KHÁC:

- Tham dự,đóng góp vào tất cả các buổi đào tạo phát triển kỹ năng và các cuộc họp theo yêu cầu.

- Đọc kỹSổ tay nhân viên của khách sạnđể có sự hiểu biết và tuân thủ các quy tắc, quy định của khách sạn. Đặc biệt là tuân thủ các chính sách, thủ tục và quy định liên quan đến sử dụng tài nguyên máy tính, an toàn phòng chống cháy nổ, sức khỏe và an toàn vệ sinh lao động.

- Đảm bảo luôn thể hiện sự tuân thủ vượt trội về tiêu chuẩn cá nhân, duy trì về dáng vẻ bên ngoài để tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp cao theo đúng tiêu chuẩn quy định của khách sạn.

- Thực hiện các công việc, nhiệm vụ khác theo sự phân công, yêu cầu của giám sát và quản lý cấp trên.