NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI KINH DOANH (SALES COORDINATOR)

Mảng Đặt phòng (Reservation) & Telesale

• Xử lý booking: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng, thay đổi hoặc hủy phòng từ các nguồn: Trực tiếp (Walk-in, Hotline, Email), Website khách sạn, các kênh OTA (Agoda, Booking.com, Expedia...), và các công ty lữ hành (TA).

• Chủ động Telesale khai thác nguồn khách.

• Thực hiện các cuộc gọi Telesale đến danh sách dữ liệu khách hàng cũ, khách hàng tiềm năng (Corporate, TA) để giới thiệu các chương trình khuyến mãi, gói dịch vụ mới hoặc kích cầu vào mùa thấp điểm.

• Chủ động liên hệ lại với các khách hàng từng gửi yêu cầu (Inquiry) nhưng chưa chốt để tư vấn, thuyết phục và chuyển đổi thành booking thành công.

• Chăm sóc khách hàng & Upselling: Giải đáp các thắc mắc của khách về giá phòng, dịch vụ đi kèm, chính sách hủy phòng một cách chuyên nghiệp. Khéo léo áp dụng kỹ thuật Telesale Upselling (gợi ý hạng phòng cao hơn hoặc giới thiệu các dịch vụ đi kèm như nhà hàng, xe đưa đón... qua điện thoại).

• Quản lý hệ thống: Cập nhật chính xác thông tin đặt phòng, hồ sơ khách hàng (Guest Profile) vào hệ thống quản lý khách sạn (PMS - ví dụ: Opera, Smile, Ez Folio...).

• Kiểm soát tình trạng phòng: Theo dõi sát sao tình trạng phòng trống (Allotment), phối hợp với bộ phận Lễ tân (Front Office) và Buồng phòng (Housekeeping) để đảm bảo không bị Overbook (bán quá tải) và tối ưu hóa công suất phòng.

Mảng Điều phối Kinh doanh (Sales Coordinator)

• Hỗ trợ đội ngũ Sales: Chuẩn bị báo giá (Quotation), hợp đồng (Contract), đề xuất dịch vụ (Proposal) cho khách đoàn hoặc khách hàng doanh nghiệp theo yêu cầu của Sales Manager.

• Theo dõi và Phối hợp: Giám sát tiến độ đặt cọc, thanh toán của các hợp đồng Sales. Phối hợp với bộ phận Kế toán để đối soát công nợ.

• Điều phối dịch vụ nội bộ: Làm việc chặt chẽ với các bộ phận (Nhà hàng, Lễ tân) để chuẩn bị đón các đoàn khách quan trọng (VIP), khách đoàn của công ty, đảm bảo các yêu cầu đặc biệt của khách được đáp ứng đúng cam kết.

• Quản trị dữ liệu: Lưu trữ hợp đồng, cập nhật danh sách database khách hàng (Corporate, TA) định kỳ để phục vụ cho công tác Telesale và Sales Call. Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, quà tặng cho các chuyến đi thị trường (Sales call) của đội ngũ Sales.

• Báo cáo: Làm báo cáo doanh thu đặt phòng hàng ngày/hàng tuần; báo cáo hiệu quả các chiến dịch Telesale và các báo cáo phân tích nguồn khách khi được yêu cầu.