Nhân viên hành chính

Quản trị công việc hành chính văn phòng

• Tổ chức và giám sát công tác văn thư lưu trữ, lễ tân, tạp vụ, các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng.
• Thanh toán và quản lý các khoản chi phí hành chính;
• Lập chương trình, kế hoạch, tổ chức các hoạt động văn hóa,hội họp của Công ty cho các sự kiện như: sinh nhật công ty, nghỉ mát, tất niên, hội thảo, teambuilding, làm chương trình từ thiện,...

Quản lý công cụ dụng cụ tài sản chi phí văn phòng:

• Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng của công ty. Đảm bảo việc sử dụng các trang thiết bị trong phạm vi quản lý được sử dụng đúng quy cách và bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên;
• Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty; Lập báo cáo sử dụng VPP hàng tháng. Đảm bảo việc sử dụng và cấp phát văn phòng phẩm tiết kiệm, hiệu quả;
• Đảm bảo điện nước, vệ sinh văn phòng trong tình trạng hoạt động tốt. Lập báo cáo tổng hợp điện, nước, điện thoại hàng tháng.

Thực hiện các Hợp đồng, hồ sơ pháp lý

• Thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty/chi nhánh, các hồ sơ pháp lý liên quan.
• Thương thảo/gia hạn/thanh toán hợp đồng thuê nhà/kho/thuê xe/ bảo vệ... đúng hạn. Mua tái tục và theo dõi hợp đồng bảo hiểm kho.
• Soạn thảo quy trình, hướng dẫn liên quan đến các công việc hành chính.

Một số công việc hành chính khác:

• Đặt vé máy bay, khách sạn, nhà hàng, thuê xe cho BGĐ/ CBNV đi công tác và/hoặc khách của công ty.
• Xin visa công tác cho CBNV công ty.
• Cung cấp và hướng dẫn cho các phòng ban chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu chứng từ…)...