Nhân Viên Hành Chính Khối Nhật

1.    Hành chính:

-      Tuân thủ và đảm bảo các giáo viên trong khối tuân thủ nội quy, quy định của nhà trường.

-      Thực hiện phân công lịch trực sớm muộn/bus, thực hiện việc kiểm tra chấm công cho nhân viên.

-      Giải quyết các công việc phát sinh tại trường.

-      Phối hợp nhân sự và hỗ trợ các thủ tục liên quan cho nhân viên người Nhật Bản.

-      Triển khai các thủ tục hành chính, thông báo, kế hoạch chung của toàn hệ thống cho khối.

-      Tiếp nhận điện thoại, truyền đạt thông tin đã tiếp nhận tới người liên quan.

-      Tiếp nhận, photo, bàn giao, lưu file, quản lý hồ sơ nhập học, thôi học.

-      Album, lịch: Tập hợp ảnh, liên hệ thiết kế.

-      Phụ trách các công việc liên quan đến ngân sách (Xây dựng và quản lý)

-      Thực hiện các PR liên quan trên ERP

-      Các loại báo cáo tháng cho các bộ phận liên quan và cấp trên (Báo cáo tuyển sinh, các loại báo cáo trên ERP)

2.    Học phí

-   Tính biên lai lần đầu cho học sinh nhập học mới trên ERP.

-   Kiểm tra biên lai học phí theo quý, tách biên lai cho các trường hợp đặc biệt, phân nhóm biên lai gửi phụ huynh, công ty.

-   Nhập các thông tin chú ý liên quan đến học phí vào file dùng chung giữa kế toán và hành chính trường.

-   Phản hồi những vấn đề liên quan đến nhập học học sinh mới, học phí. Thanh toán, hoàn tiền của phía các công ty phụ huynh.

-   Tiếp nhận phản hồi từ PH các việc liên quan đến học phí.

-      In biên lai, các loại giấy biên nhận.

-      Các hồ sơ hoàn tiền cho học sinh

-      Các loại tờ trình liên quan nếu có.

3.    Xe bus

- Thông tin đầy đủ đến bộ phận phụ trách xe buýt để sắp xếp tuyến mới khi có phát sinh.

- Sắp xếp, phát thư thông báo thay đổi tuyến bus nếu có.

- Tạo và theo dõi các file báo báo liên quan đến xe buýt ( jikoku hyou, Basu ruto)

4.    Làm đề nghị hoàn ứng, tạm ứng, đề nghị thanh toán.

-      Tổng hợp và làm đề nghị tạm ứng/hoàn ứng/thanh toán các chi phí học liệu lớp , sự kiện, chi phí phát sinh tại khối.

-      Phụ trách các PR liên quan ngân sách hệ Nhật trên ERP.

5.    Thủ tục nhập học

-      Chuẩn bị các giấy tờ hành chính, in ấn hồ sơ học sinh, các giấy tờ khảo sát đầu vào.

-      Làm thẻ dã ngoại cho HS mới.

-      Phát đồng phục sau khi nhận từ bộ phận phụ trách.

6.    Chuẩn bị tiếp khách:

-      Chuẩn bị tài liệu tiếp phụ huynh theo kế hoạch

-      Chuẩn bị phòng tiếp khách, nước uống.

-      Cập nhật thông tin từ phụ huynh nếu có và gửi cho các bộ phận liên quan.

7.    Tổ chức sự kiện

-      Lập kế hoạch sự kiện hàng năm

-      Thực hiện chuẩn bị chất liệu sự kiện cần thiết theo kế hoạch (mic, chuẩn bị âm thanh, camera,….)

-      Hỗ trợ điều phối sự kiện.

8.    Tuyển dụng

-      Phối hợp với phòng nhân sự và Ban Giám hiệu trong việc tuyển dụng.

-      Phối hợp với hiệu trưởng lên kế hoạch đào tạo.

-      Hướng dẫn giới thiệu môi trường làm việc cho giáo viên mới.

9.    Tuyển sinh

-      Báo cáo tuyển sinh, thôi học, bảo lưu hàng kỳ.

10. Chuyên môn:

-      Quản lý sử dụng giáo cụ, kiểm kê giáo cụ trong lớp học.

-      Quản lý các khoản chi tiêu liên quan tới học liệu lớp học.

-      Tổ chức các cuộc họp giao ban của khối hàng kỳ.

-      Dịch tiếng nhật của các file đơn ngữ, song ngữ.

-      Hỗ trợ Hiệu trưởng làm lịch năm học, thời khóa biểu, chương trình học cho 1 năm.

-      Phụ trách các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

11. Giao tiếp:

-      Chào hỏi học sinh, Phụ huynh khi tiếp xúc với tâm thế vui vẻ, chủ động, nhiều năng lượng.

-      Có mối quan hệ đúng mực, thân thiện, cởi mở với Phụ huynh, đồng nghiệp, cấp trên.

-      Duy trì việc truyền đạt thông tin cởi mở, đầy đủ, kịp thời đến Phụ huynh hàng ngày thông qua các hình thức giao tiếp phù hợp.

12. Đào tạo:

-      Sẵn sàng hợp tác và hỗ trợ thực hiện công tác hành chính trong các hội thảo do nhà trường tổ chức.

-      Có ý thức học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn và kĩ năng làm việc cho bản thân.

-      Sẵn sàng tham gia khóa đào tạo do nhà trường chỉ định.