Nhân viên Hành chính - Lễ tân

1. Công tác Lễ tân
- Chịu trách nhiệm tiếp đón khách ra vào công ty, quản lý số lượng người vào ra hàng ngày.
- Sắp xếp phòng họp, set up các trang thiết bị phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất phòng họp đầy đủ (nước, bút viết, bút chỉ, máy tính kết nối, âm thanh, photo tài liệu họp (nếu có) …) trước khi phòng họp diễn ra 30 phút.
- Thông báo các bên liên quan về kế hoạch họp, mời họp và thông báo lịch họp, xác nhận thành phần tham gia, thông báo lại người chủ trì về thành phần họp và các vấn đề có liên quan trước khi cuộc họp diễn ra 45 phút.
- Tiếp nhận cuộc gọi điện thoại đi và đến, chuyển cuộc gọi đến những cá nhân, bộ phận có liên quan
- Phối hợp với các bộ phận lễ tân của các đơn vị thành viên chuẩn bị các yêu cầu theo nội dung công việc (sắp xếp phòng họp, thành phần họp…) và tham gia công tác lễ tân, hậu cần cho các sự kiện khi được phân công.
- Chuyển phát công văn, tài liệu giấy tờ cho các cá nhân, bộ phận trong công ty
- Quản lý chìa khóa các phòng lãnh đạo và đảm bảo vệ sinh các phòng lãnh đạo luôn sạch, gọn gàng và sẵn sàng vào mỗi buổi sáng làm việc.
- Hỗ trợ và quản lý tạp vụ trong việc chăm sóc, vệ sinh và sắp xếp phòng của lãnh đạo và văn phòng làm việc. Chịu trách nhiệm đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, lịch sự và trang trọng (cắm hoa tươi, vệ sinh, chăm sóc cây….)
2. Công tác Hành chính
Quản lý Hành chính và Chi phí:
- Làm thủ tục thanh toán các chi phí phát sinh liên quan đến VPP, máy photo, máy in, business card, ăn ca, CPN, vé máy bay, công tác phí … của Công ty
- Sắp xếp chỗ ăn, nghỉ cho CBNV đi công tác và làm thanh toán
- Lập file theo dõi việc sử dụng và cấp phát, thanh toán VPP và các trang thiết bị văn phòng, CPN… và báo cáo định kỳ và đột xuất với quản lý.
- Cấp phát phiếu ăn, vé xe… cho CBNV Công ty trước và trong mỗi tháng. Tổng hợp số liệu cuối mỗi tháng và làm thủ tục thanh toán…
- Đề xuất định mức về VPP, CPN, các trang thiết bị văn phòng, hành chính cần thiết trong công ty đảm bảo theo đúng quy định và quy chế của Tập đoàn.
- Tập hợp tài liệu cần ký để chuyển sang bộ phận chức năng và trình ký Ban lãnh đạo.
- Thực hiện công tác an ninh, phòng cháy chữa cháy và môi trường tại công ty.
- Báo cáo quản lý và đơn vị có thẩm quyền về tình hình mua sắm tài sản, cơ sở vật chất, môi trường làm việc… theo yêu cầu trong từng thời kỳ.
- Chịu trách nhiệm thực hiện công việc quản lý văn phòng, hành chính theo đúng quy chế, quy định. Tham gia đề xuất ý kiến xây dựng mới hoặc sửa đổi các hệ thống quy chế, quy trình nhằm quản lý văn phòng một cách hiệu quả
- Theo dõi và thực hiện hoạt động cung ứng dịch vụ hành chính cần dung trong văn phòng, phù hợp với CBNV, đảm bảo kịp thời và hợp lý.
- Tham gia vào công tác 5S – vệ sinh văn phòng
- Thực hiện các báo cáo định kì, báo cáo công việc theo quy định.
- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý
Dịch vụ hậu cần cho các sự kiện trong công ty:
- Phối hợp với các bộ phận tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty
- Tham gia đóng góp ý kiến, thực hiện đúng format của chương trình
- Chuẩn bị tiệc, ấn phẩm và quà tặng theo yêu cầu của từng sự kiện
- Chịu trách nhiệm trong việc hỗ trợ hậu cần, tiếp tân, lễ tân và phục vụ sự kiện của trong và ngoài nội bộ công ty.