Nhân viên Lễ tân (& CSKH)

- Chào hỏi, đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp thắc mắc trực tiếp với khách hàng
- Theo dõi Hợp đồng thuê và toàn bộ giấy tờ, hồ sơ liên quan đến căn hộ cho thuê. Quản lý và cập nhật thông tin căn hộ (số lượng căn hộ, đối tượng khách hang), lưu trữ hồ sơ của khách hàng, đối tác quan trọng.
- Quản lý và kiểm soát công việc đảm bảo tất cả các phàn nàn, khiếu nại, thắc mắc của khách thuê được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp (xử lý trực tiếp hoặc chuyển đến các bộ phận có liên quan giải quyết kịp thời).
- Giữ gìn vệ sinh khu vực sảnh, tuân thủ các quy tắc và quy định tòa nhà, doanh nghiệp.
- Tuân theo các quy trình an ninh như phát hành thẻ căn hộ cho khách, kiểm tra chặt chẽ người ra/vào thông qua bàn trực để đảm bảo an ninh của tòa nhà.
- Cung cấp thông tin, tư vấn và hướng dẫn khách thuê về các quy định,nội quy, chính sách của tòa nhà.
- Tiếp nhận, hướng dẫn, giải đáp, hỗ trợ khách thuê, nhà thầu về các thủ tục hành chính. Hướng dẫn và giải quyết các thủ tục liên quan đến khách thuê mới: đăng ký ở, đăng ký tạm trú, đăng ký thẻ,. …
- Kết hợp với bộ phận An ninh nhằm đảm bảo an ninh trật tự trong tòa nhà.
- Kết hợp với bộ phận Kỹ thuật Quản lý nhà thầu khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo lịch trình (kết hợp với phòng Kỹ thuật để điều phối, kiểm tra, giám sát công tác làm việc cũng như thái độ, tác phong phục vụ của nhà thầu).
- Kết hợp với bộ phận Housekeeping đảm bảo gói dịch vụ cho khách hàng tốt nhất.
- Kịp thời báo cáo cấp trên và tham gia xử lý nếu thấy có những biến động bất thường (phí điện nước cao, vào ở nhưng không phát sinh chi phí ….).
- Phối hợp với bộ phận Kế toán thực hiện quy trình thu hồi công nợ đối với khách lẻ. Đảm bảo công nợ được thu hồi theo đúng quy định.
- Theo dõi, xử lý tồn đọng thanh toán, ghi chép chi tiết các lần liên hệ. Thông báo trực tiếp/gửi thư tới khách thuê yêu cầu thanh toán phí còn tồn đọng.
- Phối hợp với phòng Kế toán theo dõi và thu hồi công nợ của khách thuê.
- Thực hiện và tuân thủ báo cáo tuần/tháng
- Lập báo cáo tổng hợp hàng tuần trình PM các nội dung tồn đọng cần giải quyết được phản ánh qua đường dây nóng, gửi tình trạng tiếp nhận và giải quyết sự việc, vướng mắc, thông tin chính xác kèm các biên bản cho các bộ phận liên quan.
- Phối hợp với các phòng/ban liên quan có trách nhiệm phối hợp xử lý dứt điểm các tồn đọng, phản ảnh của khách thuê. Lập Biên bản, ghi nội dung chi tiết, thông tin cập nhật và kịp thời thông báo cho PM/công ty nếu gặp khó khăn vướng mắc (Lưu ý luôn kiểm tra & cập nhật tình hình).
- Lập báo cáo tổng hợp các yêu cầu, phản ánh, khiếu nại hoặc sự cố xảy ra theo mức độ đến Cư dân, khách thuê …
- Phối hợp chặt chẽ cùng các bộ phận khác đảm bảo dịch vụ cung cấp cho tòa nhà. Và thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.