Nhân viên Lễ tân (Khối văn phòng)

1. Tiếp nhận và truyền đạt thông tin

• Là đầu mối trao đổi giữa BQLTN và Khách thuê;

• Phổ biến thông tin, hướng dẫn, nhắc nhở nhân viên của khách thuê tuân thủ các thông báo, nội quy chung của Tòa nhà.

2. Thực hiện thủ tục hành chính

• Nhận và chuyển tiếp thông báo thanh toán tiền thuê, phí dịch vụ, phí tiện ích cho bộ phận liên quan của khách thuê để xử lý;

• Đăng ký vận chuyển tài sản ra/vào Tòa nhà;

• Đăng ký lịch làm việc ngoài giờ (overtime) hàng tháng với BQLTN;

• Đăng ký với BQLTN để cấp thẻ xe và thẻ nhân viên cho nhân sự mới; phối hợp thông báo bảo vệ của khách thuê khi có nhân sự/đối tác mới đến làm việc.

3. Giám sát vận hành và xử lý sự cố

• Theo dõi tình trạng hoạt động của các hạng mục do Tòa nhà bàn giao (điện, điều hòa, internet, cây xanh, máy photocopy, pantry, phòng họp…);

• Báo cáo, liên hệ BQLTN và các bộ phận liên quan (vệ sinh, kỹ thuật, an ninh) khi phát sinh sự cố.

Hỗ trợ các công việc tại VP khách thuê

1. Đón tiếp – Văn thư

• Đón tiếp khách, thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan; Đối với khách của Lãnh đạo: chuẩn bị trà nước, sắp xếp bàn ghế, cốc chén gọn gàng.

• Nhận và chuyển phát thư từ, bưu phẩm, công văn đến và đi; quản lý bằng việc ghi sổ, phân loại và chuyển cho đúng bộ phận liên quan.

2. Kiểm tra và duy trì môi trường làm việc

• Hàng ngày, đầu giờ sáng kiểm tra vệ sinh khu vực thuê và khu công cộng thuộc tầng của khách, báo đội vệ sinh làm sạch.

• Kiểm tra, sắp xếp bàn ghế phòng Lãnh đạo, phòng họp, pantry gọn gàng.

• Phối hợp với bảo vệ, theo dõi an ninh văn phòng, tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho nhân viên.