Nhân Viên Lễ Tân / Receptionist Executive

1. Trực tổng đài & tiếp đón khách đến làm việc tại công ty kịp thời

• Trực tổng đài: tiếp nhận – chuyển cuộc gọi đến các phòng ban, cá nhận liên quan khi có yêu cầu
• Tiếp khách, đoàn thể cơ quan ban ngành đến Công ty. Thông báo đến các phòng/ cá nhân liên quan để đón khách. Nắm rõ thông tin để hướng dẫn & cung cấp thông tin kịp thời.

2. Quản lý & điều phối việc sử dụng các phòng họp đảm bảo hiệu quả, tuân thủ quy định của công ty

• Quản lý việc sử dụng phòng họp hoặc hội trường và điều phối lịch đăng ký phòng họp-hội trường.
• Nhận thông tin đăng ký phòng họp.
• Sắp xếp và phản hồi cho các bộ phận đăng ký, đảm bảo không bị trùng lịch

3. Quản lý & điều phối dịch vụ chuyển phát nhanh, văn thư bưu kiện bưu phẩm đảm bảo tuân thủ quy định của công ty

• Nhận, chuyển, thống kê và ghi sổ bưu phẩm-bưu kiện. Phân phối công văn, thư từ nội bộ đến các phòng ban liên quan
• Theo dõi và cập nhật các chứng từ bưu chính. Thống kê và báo cáo định kỳ tình hình sử dụng hàng tháng chi phí dịch vụ chuyển phát.

4. Quản lý khu vực tiền sảnh & phối hợp với các bộ phận có liên quan khi có công tác phát sinh đến khu vực Lễ tân

• Quản lý khu vực tiền sảnh: hướng dẫn khách, điều phối an ninh & nhân viên vệ sinh đảm bảo đạt mục tiêu công việc lễ tân
• Giám sát và phối hợp với các bộ phận, Nhà Cung Cấp bên ngoài… khi có yêu cầu tổ chức hội họp hoặc tổ chức sự kiện liên quan đến công tác lễ tân tại tiền sảnh