Nhân viên Lễ tân trực đêm (tuyển gấp) làm tại Đức Trọng

II. Chức năng:

- Thực hiện tác nghiệp các công việc được phân công

- Tham mưu cho trưởng ca/trưởng bộ phận

III. Nhiệm vụ chính:

1. Tuân thủ Nội quy, quy chế, quy định của doanh nghiệp

2. Lập kế hoạch công việc

3. Quy trình giao ca làm việc

- Khi đến nhận ca làm việc, nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc, gồm đồ đạc, các công việc cần thực hiện cho khách, tiền đặt cọc, tiền quỹ v.v của ca trước.

- Những thông tin công việc mà lễ tân ca trước bàn giao cho lễ tân ca sau phải được ghi rõ ràng trên giấy tờ để nhân viên dễ nhớ mà thực hiện. Nhân viên có thể viết những công việc cần thực hiện vào giấy ghi chú và dán chỗ dễ thấy để không bị quên.

- Lễ tân ca sáng kiểm tra còn bao nhiêu phòng check out, bao nhiêu phòng check in, những phòng nào checkin sớm, những phòng nào check out trễ. Nếu là lễ tân ca chiều thì kiểm tra còn phòng nào chưa check out hoặc check out trễ.

4. Chuẩn bị trước khi đón khách

- Dựa vào bản danh sách đặt phòng mà bộ phận đặt phòng chuyển qua, nhân viên lễ tân nắm những thông tin của khách để tiện cho việc đón khách.

- Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch.

5. Check in cho khách

- Chào khách.

- Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi tên khách, tên công ty, người đặt cho khách và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà khách đã đặt, đặt tour… để khách xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.

- Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.

- Làm thủ tục check in:

• Đối với khách người Việt Nam, xin chứng minh nhân dân của khách và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out.

• Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn Passport của khách. Sau khi đã lấy đầy đủ những thông tin cần thiết, nếu khách được công ty đặt phòng thì trả lại Passport để khách tiện đi lại vì khách có thể thanh toán khi check out. Còn với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại Passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại Passport.

• Khi nhận Passport hoặc chứng minh nhân dân của khách xếp theo thứ tự phòng hoặc có những đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm hoặc quên trả cho khách.

• Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn.

• Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng cho Bellman để dẫn khách lên phòng.

• Làm thủ tục checkin trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách.

6. Khai báo tạm trú cho khách

- Sau khi đã check in khách xong, lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú. Đến khoảng 21h, nhân viên lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, có bao nhiêu khách người Việt Nam, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ, tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách.

7. Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách sạn và cung cấp cho khách những thông tin cần thiết.

8. Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các phàn nàn của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

9. Check out cho khách:

- Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho lễ tân.

- Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra khách có dùng gì trong mini bar không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

- In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.

- Trả lại chứng minh nhân dân hoặc Passport cho khách và chào khách ra về.

- Sẵn sàng hỗ trợ công việc cho các phòng/bộ phận khác khi được yêu cầu.