Nhân Viên Mua Hàng Kiêm Hành Chính

• Reception
- Chào đón khách viếng thăm
- Tiếp nhận thông tin và chuyển đến các bộ phận liên quan
- Chuẩn bị các nước uống bàn ghế ngăn nắp khi khách viếng thăm, ứng viên tới phỏng vấn,..
- Trả lời điện thoại và chuyển đến các bộ phận liên quan để xử lý,..
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên
• Admin
- Theo dõi việc nhận thư và phân phát thư cho các phòng ban liên quan, gởi thư cho các đơn vị / công ty theo yêu cầu;
- Sắp xếp lịch trình xe;
- Sắp xếp các chuyến công tác của nhân viên / du khách (khách sạn, vé máy bay, visa)
- Hỗ trợ hành chính: đồ dùng văn phòng (nước uống, văn phòng phẩm, thẻ điện thoại, con dấu…)
- Đặt và theo dõi đồng phục các sites mới, cấp phát cho trưởng bộ phận tại các sites;
- Cập nhật thông tin nhân sự mới cho việc cấp mã số thuế TNCN;
- Hỗ trợ bộ phận khác về công tác hành chính: thẻ ATLĐ, công đoàn,…
- Đáp ứng các thiết bị, hỗ trợ cài đặt các ứng dụng, liên hệ với IT cài đặt cho nhân viên mới.
- Chuẩn bị các đồ dung, thức ăn cho các buổi tiệc nhẹ, họp,.. ở văn phòng
- Thực hiện các công việc khác phát sinh
• Purchasing (mua hàng)
o Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung ứng hàng hóa, vật tư và ccdc mới theo cầu cũng như chất lượng tiêu chuẩn (giá tốt, chất lượng hàng hóa đảm bảo và thời gian giao hàng nhanh …);
- Lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua, gửi các thông tin liên quan đến nhà cung cấp để quản lý xem xét và phê duyệt;
- Thường xuyên theo dõi để đánh giá, cập nhật nhà cung cấp đạt chuẩn theo yêu cầu.
o Khảo sát giá mặt hàng
- Định kỳ phối hợp với các bộ phận kiểm soát chi phí tiến hành khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động về giá và lập báo cáo chi tiết trình lên quản lý;
- Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường.
o Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa
- Nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan; phân tích, xác định rõ yêu cầu và nhu cầu thu ;mua bao gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và lên đơn hàng;
- Liên lạc với nhà cung cấp để đặt các loại vật tư và ccdc cần mua... làm đề nghị tạm ứng mua hàng;
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan cho các dự án, kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu;
- Thông báo cho Trưởng Bộ phận Thu Mua ngay lập tức nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao (liên hệ nhà cung ứng);
- Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và chuyển cho kế toán mua hàng (hoá đơn…);
- Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo đề xuất;
- Định kỳ phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp, lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp và báo cáo thay đổi thích hợp.
o Trực tiếp thu mua những mặt hàng phát sinh
- Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cung không giao hàng;
- Hàng tuần làm báo cáo các mặt hàng cần phải mua ngoài trình cấp trên.
o Các công việc khác
- Chịu trách nhiệm kiểm soát các biên lai hàng hóa bằng cách nhập tên nhà cung cấp và số, ngày nhận hàng cùng lượng hàng vào Sổ tiếp nhận
- Theo dõi giá bán và lượng tồn kho của một số ccdc, vật tư và báo cáo cho Trưởng bộ phận trước khi đặt hàng.