NHÂN VIÊN THU MUA (PURCHASING OFFICER)

Mục đích chung của công việc: Quản lý và kiểm soát hệ thống và quy trình mua hàng nhằm thực hiện tốt việc cung ứng, đảm bảo tính hiệu quả của sản phẩm và dịch vụ

Báo cáo cho: Kế toán trưởng/Giám đốc điều hành

NHIỆM VỤ CHÍNH:

- Tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy, luôn tìm ít nhất 2 nhà cung cấp để lấy báo giá và so sánh giá.

- Đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của công ty (có hóa đơn, chứng từ theo qui định, bán đúng giá thị trường, hàng chất lượng tốt, uy tín, đảm bảo thời gian, dịch vụ khi giao hàng).

- Tham gia vào quá trình thương thảo hợp đồng mua bán cung cấp dịch vụ

- Lưu trữ toàn bộ hợp đồng, báo giá của nhà cung cấp (báo giá theo ngày, tuần, tháng, quý).

- Cập nhật thông tin về nhà cung cấp vào danh sách nhà cung cấp của công ty một cách khoa học

- Cùng với các trưởng bộ phận xác định số lượng lưu kho và đặt hàng bổ sung dựa trên dự báo về hoạt động kinh doanh

- Nhận phiếu yêu cầu mua hàng (PR) của các bộ phận và lập đơn đặt hàng (PO)trình cấp trên phê duyệt và thực hiện đặt hàng

- Phối hợp kiểm tra lượng hàng tồn từ các bộ phận, hạn chế hàng dư thừa.

- Thực hiện thủ tục gọi hàng cho nhà cung cấp đối với mặt hàng rau, trái cây, hải sản tươi sống, … hàng ngày dựa trên số lượng gọi hàng của các bộ phận

- Theo dõi quá trình giao nhận hàng, đảm bảo hàng hóa đúng theo yêu cầu, giao nhận đúng tiến độ.

- Đảm bảo hóa đơn chứng từ được cung cấp đầy đủ, chính xác

- Cùng trưởng bộ phận ẩm thực và bếp trưởng thực hiện nghiên cứu thị trường thường xuyên đảm bảo sự sát sao về giá trên thị trường

- Thực hiện các công việc, nhiệm vụ khác theo sự phân công, yêu cầu của quản lý cấp trên

NHIỆM VỤ KHÁC:

- Tham dự, đóng góp vào tất cả các buổi đào tạo phát triển kỹ năng và các cuộc họp theo yêu cầu.

- Đọc kỹ Sổ tay nhân viên của Khách sạn để có sự hiểu biết và tuân thủ các quy tắc, quy định của Khách sạn. Đặc biệt là tuân thủ các chính sách, thủ tục và quy định liên quan đến sử dụng tài nguyên máy tính, an toàn phòng chống cháy nổ, sức khỏe và an toàn vệ sinh lao động.

- Đảm bảo luôn thể hiện sự tuân thủ vượt trội về tiêu chuẩn cá nhân, duy trì về dáng vẻ bên ngoài để tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp cao theo đúng tiêu chuẩn quy định của Khách sạn.

- Thực hiện các công việc, nhiệm vụ khác theo sự phân công, yêu cầu của quản lý cấp trên.