Quản Lý Tiền Sảnh (Front Office Manager)

1. Quản lý hoạt động khu vực Sảnh khách sạn:

- Giám sát quy trình tiếp nhận khách: Đảm bảo các hoạt động như nhận phòng (check-in), trả phòng (check-out), đặt phòng và xử lý yêu cầu của khách diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng.

- Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.

- Quản lý đội ngũ nhân viên: Điều hành, hướng dẫn và giám sát nhân viên lễ tân thu ngân, bellman, bảo vệ và các bộ phận liên quan để đảm bảo hiệu suất làm việc.

- Tổ chức phân công công việc cho các nhân viên trong bộ phận.

- Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…

2. Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng.

- Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận xử lý những yêu cầu khó của khách, những phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan (buồng phòng, nhà hàng, kỹ thuật) đảm bảo tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn của khách luôn hài lòng.

- Lưu lại những phàn nàn, góp ý của khách để chuyển đến bộ phận liên quan có hướng xử lý và cải tiến khi gặp lại tình huống tương tự.

3. Quản lý hành chính và tài chính:

- Theo dõi doanh thu: Kiểm tra báo cáo doanh thu từ đặt phòng, dịch vụ bổ sung và các giao dịch tại quầy lễ tân.

- Quản lý đặt phòng: Giám sát hệ thống đặt phòng, tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy phòng (occupancy rate) và phối hợp với bộ phận kinh doanh để điều chỉnh giá phòng.

- Kiểm soát chi phí: Đảm bảo các hoạt động tại sảnh được thực hiện trong ngân sách, quản lý vật tư và thiết bị tại khu vực lễ tân.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự:

- Kết hợp với Phòng Đào tạo thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.

- Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.

5. Ứng phó tình huống khẩn cấp:

- Xử lý các tình huống khẩn cấp như sự cố an ninh, y tế hoặc thiên tai, đảm bảo an toàn cho khách và nhân viên.

- Đưa ra quyết định nhanh chóng trong các tình huống bất ngờ, chẳng hạn như phòng bị đặt trùng (overbooking).

6. Các công việc khác:

- Thường xuyên kiểm tra công việc của bộ phận để hỗ trợ và đảm bảo phục vụ khách

- Lập các mẫu form cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.

- Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.

- Tham gia các các khóa đào tạo về lễ tân.

- Làm các công việc theo yêu cầu của Ban giám đốc khách sạn.