Receptionist/ Nhân viên Lễ tân

1.1 Chuẩn bị trước khi đón khách

- Kiểm tra số lượng phòng check out, check in, tình hình check in sớm, check out trễ.

- Kiểm tra và nắm số lượng khách đã đặt phòng trong ngày và những ngày kế tiếp.

- Nắm thông tin về những yêu cầu đặc biệt của khách để phục vụ kịp thời.

- Kiểm tra lại với bộ phận Buồng phòng để chắc rằng phòng đã được dọn sạch.

- Chuẩn bị welcome drink để phục vụ khi khách đến.

1.2 Thực hiện thủ tục check-in cho khách

- Chào đón khách với thái độ niềm nở, thân thiện, chuyên nghiệp, lịch sự.

- Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách.

- Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi tên khách, tên công ty, người đặt cho khách và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà khách đã đặt, đặt tour… để khách xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.

- Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.

- Xếp phòng cho khách, đặc biệt chú ý đến những khách quay lại và khách VIP để có chế độ xếp phòng đặc biệt theo thói quen của khách.

- Làm thủ tục nhận phòng cho khách theo đúng quy trình, các mẫu đăng ký lưu trú phải được điền đầy đủ thông tin. Tất cả thông tin về thanh toán phải được làm rõ để khi trả phòng khách không phải đợi lâu.

- Thông báo với các bộ phận liên quan về sự có mặt của khách và đưa khách đến nơi khách đã đặt.

1.3 Thực hiện thủ tục check-out cho khách

- Phối hợp với bộ phận Buồng phòng xác nhận lại những dịch vụ, sản phẩm mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại resort.

- In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.

- Trả lại chứng minh nhân dân hoặc Passport cho khách.

- Chào tạm biệt và không quên cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ.