Reservation Officer/ Nhân viên đặt phòng

- Sử dụng các nguồn khách đặt phòng của resort: đặt phòng trực tiếp, qua đại lý trung gian… để đàm phán việc đặt phòng, xử lý các booking, đặt phòng với resort

- Nhận yêu cầu đặt phòng của khách hàng và nắm đầy đủ những thông tin đặt phòng của khách hàng: Tên người đặt phòng, tên khách, Địa chỉ, số điện thoại, email, số khách đi trong đoàn (nếu khách đi theo đoàn), thời gian lưu trú, số lượng phòng và loại phòng, giá phòng và hình thức thanh toán, phòng đảm bảo hay không đảm bảo, các yêu cầu đặc biệt.

- Thỏa thuận đặt phòng với khách:

+ Nếu resort còn đủ phòng đáp ứng được yêu cầu của khách thì tiến hành xác nhận đặt phòng.

+ Nếu resort không còn phòng trống phù hợp với yêu cầu của khách hàng thì nhân viên đặt phòng thông báo lại cho khách và có thể đưa ra những gợi ý về những loại phòng khác để khách chọn.

- Xác nhận thông tin đặt phòng với khách.

- Gửi các thông tin xác nhận đặt phòng cho khách hàng bằng email, điện thoại, fax.

- Lưu thông tin về khách đặt phòng để chuyển cho các bộ phận liên quan đón tiếp và phục vụ khách hàng.

- Sửa đổi thông tin đặt phòng hoặc hủy bỏ đặt phòng nếu khách thay đổi quyết định.

- Tổng hợp danh sách check in, check out hàng ngày để nhân viên lễ tân thực hiện công việc của mình.

- Nhập thông tin của khách đã đặt phòng theo mẫu của resort.