[SILVERLAND GROUP] Receiving Officer/ NV Kế toán Kho

Mô Tả Công Việc:

• Đảm bảo tất cả hàng hóa nhận vào phải tuân thủ quy trình, chính sách của khách sạn.

• Đảm bảo các mặt hàng nhận vào phải được cập nhật và toàn bộ chứng từ nhận hàng phải được lưu dữ để đối chiếu, thanh toán vào cuối tháng.

Trách Nhiệm Chính:

• Nhận đơn đặt hàng từ phòng mua hàng.

• Nhận hàng từ nhà cung cấp và nhân viên từng bộ phận. Đảm bảo rằng số lượng hàng nhận không vượt quá số lượng hàng phụ trội cho phép.

• Lấy chữ ký đầy đủ của nhà cung cấp và của từng nhân viên cùng nhận hàng.

• Thu lại tất cả các phiếu nhận hàng của nhà cung cấp và chắc chắn rằng: Giá, số lượng, chất lượng, quy cách sản phẩm… đúng với đơn đặt hàng đã ký duyệt.

• Cập nhật tất cả hàng hóa đã nhận vào bảng kê trước khi kết thúc ca làm việc. Đảm bảo hàng hóa nhận vào phải khớp với đơn hàng đã ký và tuyệt đối không được tự mình điều chỉnh, sửa chữa đơn hàng.

• Đối với các mặt hàng giao thiếu so với đơn đặt hàng, phụ trách nhận hàng sẽ thông báo ngay cho phòng mua hàng để có hướng xử lý.

• Kiểm tra hóa đơn đầu vào để đảm bảo hóa đơn kê khai hợp pháp và đảm bảo khấu trừ tối ưu.

• Hợp tác chặt chẽ với phòng mua & nhận hàng và các bộ phận khác.

________________________________________

Job Description:

• Ensure that all goods received comply with the hotel’s procedures and policies.

• Ensure that received items are updated, and all receiving documents are properly stored for reconciliation and payment at the end of the month.

Key Responsibilities:

• Receive purchase orders from the purchasing department.

• Receive goods from suppliers and staff members of various departments, ensuring that the quantity received does not exceed the allowed surplus.

• Obtain signatures from both the supplier and the staff member receiving the goods.

• Collect all delivery receipts from suppliers and ensure that: Price, quantity, quality, and product specifications match the approved purchase order.

• Update all received goods in the inventory sheet before the end of the shift. Ensure that received goods match the purchase order, and under no circumstances should you make any adjustments or corrections to the order on your own.

• For any items delivered short compared to the purchase order, the receiving officer must immediately notify the purchasing department for further action.

• Check incoming invoices to ensure they are legally compliant and that deductions are optimized.

• Work closely with the purchasing & receiving department and other relevant departments.