[SILVERLAND GROUP] RECEPTIONIST/ NV TIẾP TÂN_

General Purpose of the Job:
Mục tiêu chung của Công việc:

In accordance with Silverland Hospitality policies and procedures adhere to manage the Reservation Section to ensure effectiveness of reservation sales and outstanding customer services that capture the optimal revenue producing business for the Company.
Tuân thủ đúng chính sách và qui trình làm việc của Tập đoàn Khách sạn Silverland trong việc cung cấp dịch vụ tiếp tân xuất sắc và hiệu quả cho tất cả Khách ở Khách sạn.

Job tasks:
Công việc hàng ngày:

- Prepare for next day's VIP arrival, and ensure that amenities in the room are set up and be ready to welcome guest.
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị đón Khách VIP một ngày trước khi khách đến, đảm bảo rằng tất cả các tiện ích và tiện nghi trong phòng đã được chuẩn bị đầy đủ cho Khách.

- Advise relevant Senior Management of all incoming VIP guests so that special requirements that may need to be attended to are actioned accordingly.
- Báo cáo cho cấp trên về các Khách VIP sắp lưu trú để các yêu cầu đặc biệt của Khách được lưu ý và được đáp ứng một cách phù hợp.

- Coordinate with Housekeeping Department to ensure the rooms are ready before guest arrival.
- Phối hợp với Bộ phận Buồng, Phòng nhằm đảm bảo phòng đã được chuẩn bị sẵn sàng trước khi Khách đến.

- Ensure that every reservation contains the correct and applicable information. This will alleviate guest concerns during the check in and check out procedure.
- Đảm bảo rằng tất cả thông tin đặt phòng là chính xác và phù hợp. Điều này giúp làm giảm bớt sự rắc rối cho Khách trong thủ tục nhận và trả phòng.

- Ensure that all information relating to a reservation is keyed correctly into the software system and errors are kept to an absolute minimum. This practice will allow the production of true and correct statistical information which will in turn ensure the overall hotel operation.
- Đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đến việc đặt phòng được nhập chính xác vào hệ thống phần mềm và giảm thiểu tối đa các sai sót. Điều này sẽ cho phép việc thống kê các thông tin được đúng và chính xác, đảm bảo cho hoạt động tổng thể của Khách sạn.

- Greet guests with the most hospitable attitude at the Hotel.
- Hoan nghênh và chào đón ngay khi Khách vào Khách sạn.

- Be knowledgeable of VIP guests and repeat guests whenever possible addresses such guests by name.
- Nắm rõ về Khách VIP và Khách thường xuyên, luôn luôn chào Khách bằng tên.

- Make check-in, check-out process and to ensure proper coverage and prompt guest service.
- Thực hiện qui trình nhận phòng, trả phòng và bảo đảm qui trình được thực hiện một cách đầy đủ và nhanh chóng cho Khách.

- Inform to all relevant departments in case of having any guest with special needs for proper attention.
- Thông báo đến tất cả các bộ phận có liên quan khi có Khách có nhu cầu đặc biệt cần sự quan tâm hơn.

- Work closely with F&B Department to ensure services provided are to the satisfaction of the guests.
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Ẩm thực để đảm bảo mang lại cho Khách sự hài lòng.

- Ensure that all guest inquiries and requests are attended to in a helpful, professional, warm and friendly manner.
- Đảm bảo tất cả các yêu cầu của Khách đều được đáp ứng một cách chu đáo, chuyên nghiệp, niềm nở và thân thiện.

- Follow up with guests’ payment.
- Theo dõi và thực hiện các qui trình thanh toán cho Khách.

- To answer, screen and forward incoming phone calls.
- Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp các cuộc gọi đến.

- Ensure that all telephone inquiries are provided with concise information concerning the services and facilities provided by the Hotel.
- Đảm bảo thông tin liên quan đến dịch vụ và tiện nghi của Khách sạn cung cấp theo yêu cầu của Khách qua điện thoại phải ngắn gọn, rõ ràng và chính xác.

- Be constantly aware of all rates and rate structures, promotion programs, packages and special rates that may be applicable at Silverland Hospitality.
- Luôn luôn nắm rõ tất cả giá phòng và cấu trúc giá phòng, các chương trình khuyến mãi, các gói dịch vụ và mức giá đặc biệt có thể được áp dụng tại Tập đoàn Khách sạn Silverland.

- Be constantly aware of the complete range of services and products that Silverland Hospitality will provide to its guests and visitors.
- Luôn luôn nắm rõ các dịch vụ và sản phẩm Tập đoàn Khách sạn Silverland có thể cung cấp cho Khách.

- Note the events & functions of the day to guide guest accordingly.
- Ghi nhận các sự kiện và hoạt động trong ngày để cung cấp thông tin cho Khách.

- Ensure that You have a comprehensive knowledge of Saigon and what is happening within the city at all times, and all guest or caller inquiries are met with prompt, informative friendly solutions.
- Đảm bảo rằng Anh/Chị có hiểu biết sâu rộng về Sài Gòn, luôn luôn cập nhật thông tin mới nhất về Thành phố, để trả lời các thắc mắc của Khách và người gọi nhanh chóng, đầy đủ và thân thiện.

- Alert Security whenever a suspicious looking person or troublemaker in the area.
- Cảnh báo lực lượng Bảo vệ khi nhận thấy có người đáng nghi hoặc gây rối trong khu vực.

- Keep alert for guests entering and leaving the Hotel.
- Chú ý khi Khách vào và rời Khách sạn.

- Be willing to offer assistance at all times.
- Luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ Khách.

- Any problem should be immediately reported to the senior management.
- Mọi vấn đề cần được báo cáo ngay cho cấp trên.

- Adhere to personal grooming and hygiene standards.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn về trang phục và vệ sinh cá nhân.

- Comply with Company’s OSH policy
- Tuân thủ các chính sách về an toàn vệ sinh lao động.

- Attend company and departmental meetings and training sessions fully
- Tham dự đầy đủ các cuộc họp và các buổi đào tạo của bộ phận và Công ty .

- Perform any other duties which may be assigned by the Senior Management when required.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công bởi cấp trên khi được yêu cầu.