Thư ký Ẩm thực - các Nhà hàng mới tại Union Square

Chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ các thông tin về hành chánh để hỗ trợ các hoạt động trong bộ phận Ẩm thực, bao gồm các vấn đề rất bí mật và nhạy cảm để đảm bảo rằng mọi hoạt động của các nhà hàng trong bộ phận Ẩm thực được suôn sẻ.

Responsible to provide a full range of secretarial and administrative support activities within the Food & Beverage Department, inclusive of highly confidential and sensitive matters to ensure smooth operation of the designated outlets in the F & B department.

Nhiệm vụ chính:

Vai trò bao gồm những trách nhiệm chính sau đây:

1. Tổ chức những văn thư nhận được hằng ngày, đánh giá sơ bộ và xử lý, trả lời cho phù hợp. Báo cáo chi tiết cụ thể cho Quản lý/Giám đốc Ẩm thực.
2. Soạn thảo và chuẩn bị văn thư hằng ngày và giải thích nội dung cơ bản.
3. Chuẩn bị, thu thập và phân bổ các loại báo cáo, tài liệu hoặc thư tín điện tử.
4. Nhận và xử lý các cuộc gọi đến, cung cấp và nhận những thông tin hoặc xem xét những vấn đề và chuyển cho người có thể xử lý.
5. Thường xuyên cập nhật thời khóa biểu để dễ dàng quản lý các cuộc hẹn và lịch họp
6. Thiết lập và duy trì các báo cáo / dữ liệu lưu trữ các thông tin liên lạc trong công việc, theo dõi các vấn đề còn tồn đọng
7. Sắp xếp cho các cuộc họp và viết biên bản.
8. Phối hợp với các trưởng khâu bếp, đảm bảo việc cung cấp và nhận thông tin chính xác phù hợp
9. Tồ chức sắp xếp công việc cho Quản lý/Giám đốc Ẩm thực và các nhiệm vụ khách theo sự phân công.
10. Tham gia làm phiên dịch cho Quản lý/Giám đốc Ẩm thực cho những cuộc họp có khách Việt Nam, các nhà cung cấp, nhân viên...

Key Responsibility

The role will include key responsibilities such as:

1. Organize daily incoming correspondence, make preliminary assessment and handle and respond as appropriate. Report all details to F & B Manager/Director.
2. Compose and prepare routine correspondence and prepare simple interpretation of documents.
3. Prepare, assemble and distribute various reports, documents or e-mail.
4. Receive and screen all incoming telephone calls, provide and receive information or refer the matters to the appropriate person to handle
5. Keep calendar constantly updated to facilitate appointment and meeting schedules
6. Establish and maintain various filing / records / database of business contacts, trace pending items and follow up as appropriate
7. Arrange for various meetings and take minutes
8. Function as an administrative link to ensure that all parties receive the relevant information respectively
9. Organize business travel arrangements of F & B Manager/Director and other duties as assigned
10. Participate as translator for F & B Manager/Director for meeting of Vietnamese guests, suppliers, staff, ... etc.