Thư Ký Giám Đốc

- Mở và sắp xếp tất cả các thư từ đến để GM chú ý, thông tin nguồn khi cần thiết để cho phép phản hồi nhanh chóng và chính xác.
- Sàng lọc các cuộc điện thoại một cách dễ chịu và lịch sự, cung cấp thông tin, nhận tin nhắn hoặc chuyển cuộc gọi trực tiếp qua GM nếu thích hợp
- Điều phối các hoạt động của GM thông qua quản lý nhật ký hiệu quả.
- Duy trì một hệ thống hồ sơ hợp lý và cập nhật và thư mục lưu trữ.
- Tạo điều kiện cho bộ phận hoạt động trơn tru thông qua việc cung cấp đầy đủ vật tư và thiết bị.
- Thường xuyên xem xét văn phòng phẩm của khách sạn để đảm bảo phù hợp với Nhận dạng Doanh nghiệp
- Tổ chức việc đi lại cho GM, theo Quy trình Khách sạn.
- Gửi các mẫu đơn yêu cầu chi phí cho GM, theo Quy trình Khách sạn.
- Đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn được chuyển cho GM để ký đều được sao lưu với tài liệu chính xác.
- Đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn hành chính và đi lại để ký được sao lưu với tài liệu chính xác
- Xử lý cáccôngviệckhácphátsinh cho GM hang ngày
- Tham dự, với mục đích ghi biên bản, và / hoặc tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của GM
- Tóm tắt đầy đủ cho GM về các cuộc họp bên ngoài, nghiên cứu chi tiết và cung cấp tài liệu hỗ trợ / tài liệu trình bày khi thích hợp.
- Tối đa hóa hiệu quả của các cuộc họp nội bộ / định kỳ bằng cách thông báo tóm tắt cho GM trước cuộc họp liên quan đến các điểm chính trong chương trình.
- Đối chiếu báo cáo hoạt động hàng tuần / hàng tháng
- Điều tra / cảnh báo GM về những lo ngại trong các báo cáo khi thích hợp.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê theo yêu cầu của GM
- Duy trì liên lạc thường xuyên và hiệu quả với Trưởng bộ phận để cung cấp hoặc yêu cầu thông tin khi cần thiết để hoạt động trơn tru của khách sạn
- Gửi tất cả các ghi nhớ liên quan đến hoạt động của khách sạn cho chủ sở hữu theo yêu cầu
- Lập biên bản cuộc họp giữa khách sạn và chủ sở hữu; theo dõi tất cả danh sách kiểm tra theo phút