Thư ký hội đồng quản trị công ty

1. Hỗ trợ thực hiện các hoạt động quản trị của Hội đồng quản trị công ty

- Tiếp nhận và truyền đạt thông tin, ý kiến của HĐQT tới Ban điều hành Công ty; theo dõi việc chỉ đạo và báo cáo HĐQT;

- Tiếp nhận và kiểm soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ Ban điều hành Công ty trình HĐQT;

- Thiết lập hệ thống biểu mẫu phục vụ các hoạt động quản trị của HĐQT;

- Thực hiện quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động quản trị của HĐQT;

- Hỗ trợ công tác tổ chức các cuộc họp bất thường hoặc định kỳ của HĐQT, làm Thư ký các cuộc họp;

- Thực hiện lấy ý kiến các thành viên HĐQT, các cổ đông bằng văn bản trong trường hợp không triệu tập cuộc họp;

- Hỗ trợ thúc đầy, theo dõi việc triển khai thực hiện các nghị quyết của HĐQT, Đại hội đồng cổ đông.

2. Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT trong công tác quản trị Công ty

- Chuẩn bị, dự thảo các tài liệu theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT;

- Thu thập, xử lý và phân tích thông tin cần thiết theo yêu cầu của Chủ tịch;

- Trợ giúp Chủ tịch theo dõi, đôn đốc các đơn vị, bộ phận thực hiện các Nghị quyết, Quy định, Quy chế và Điều lệ của Công ty.

3. Hỗ trợ tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường

- Phối hợp với Phòng ban trong Công ty lên kế hoạch tổ chức, thực hiện thủ tục đăng ký tổ chức ĐHĐCĐ với các cơ quan quản lý;

- Hỗ trợ gửi thông báo cuộc họp tới các cổ đông có quyền dự họp; tiếp nhận các kiến nghị của các cổ đông để đưa vào chương trình họp (nếu có) theo quy định của Pháp luật và Điều lệ;

- Hỗ trợ chuẩn bị nội dung, tài liệu cuộc họp;

- Thư ký cuộc họp; truyền đạt báo cáo về kết quả của ĐHĐCĐ, Biên bản và Nghị quyết Đại hội tới các cổ đông.

4. Phối hợp với bộ phận MKT & Truyền thông cung cấp, cập nhật thông tin về hoạt động của HĐQT trên website công ty và các kênh thông tin khác.

5. Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của HĐQT.