Thư ký Luật sư (Legal Secretary)

1. Mục đích:

Thực hiện hiệu quả và nhanh chóng các công tác hành chính sự vụ có liên quan/ phục vụ cho công tác chuyên môn của các Luật sư Thành viên (LSTV), Associates/ Consultants và thực hiện các công tác phù hợp khác theo phân công của Trưởng bộ phận phụ trách team Thư ký.

2. Trách nhiệm/ Nhiệm vụ chính:

Công việc thư ký & Billing (tính phí, phát hóa đơn,):

- Đánh máy, đọc soát, format tài liệu, gửi thư, soạn hợp đồng dịch vụ, photo, dịch tài liệu, scan tài liệu …;

- Quản lý calendar của luật sư, sắp xếp các cuộc họp, in ấn, và chuẩn bị tài liệu cho LSTV;

- Nhận các cuộc gọi, sàng lọc thông tin và chuyển thông tin của khách hàng tới luật sư có liên quan;

- Chuẩn bị Hồ sơ/tài liệu cho Luật sư đi tác nghiệp;

- Chuẩn bị tài liệu, công tác hậu cần (vé máy bay, khách sạn, visa…) cho LS khi đi công tác hoặc tham gia hội thảo, hội nghị trong và ngoài nước;

- Lập thanh toán công tác phí (trong và ngoài nước) và đề nghị thanh toán (tiếp khách chi hoa hồng, trích chi phí, thu hộ chi hộ KH) …

- Liên hệ với các cơ quan ban ngành của nhà nước để hỏi hoặc nhận thông tin. Liên hệ với khách hàng để giao và nhận tài liệu (khi cần) theo sự hướng dẫn của LS;

- Lập / cập nhật / nhăc nhở LS ghi timesheet hàng tuần;

- Quản lý thông tin khách hàng và vụ việc:

- Cập nhật số chào; sắp xếp lưu trữ các thư chào (Fee Proposal);

- Thực hiện thủ tục đăng ký khách hàng, mở/ đóng hồ sơ vụ việc (matter), lưu emails/tài liệu liên quan tương ứng với từng vụ việc;

- Lập List of Active Matters vào cuối mỗi tháng và gửi cho LSTV;

- Quản lý danh sách chào, danh sách vụ việc, Invoices;

- Lưu và quản lý hồ sơ vụ việc trong kho lưu trữ theo đúng quy trình của công ty.

- Billings:

- Lập Bảng kê chi tiết công việc (Matter Report) và thực hiện việc phát hành đề nghị thanh toán (Invoice) cho team chuyên môn;

- Gửi Invoice cho khách hàng và Email nhắc nợ (theo yêu cầu của LS);

- Số liệu báo cáo:

- Định kỳ hàng tuần, hàng tháng gửi số liệu, lập Báo cáo kinh doanh tháng và các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Luật sư đối với các thông tin, dữ liệu do mình quản lý/ nhận biết.

- Các công việc hỗ trợ chuyên môn khác theo yêu cầu của LSTV.

Công tác hỗ trợ quản lý & trách nhiệm khác:

- Quản lý & cập nhật thông tin dữ liệu khách hàng của Công ty;

- Quản lý và thực hiện phân quyền truy cập hồ sơ softcopy;

- Quản lý TaBs và các công việc liên quan;

- Cập nhật thông tin Website công ty, quản lý hồ sơ đăng ký hiệp hội, hội thảo, bài viết … theo sự phân công của Trưởng bộ phận phụ trách team Thư ký

- Phối hợp và thực hiện các công tác hỗ trợ khác với các bộ phận liên quan theo sự phân công của Trưởng bộ phận phụ trách team Thư ký.

- Tuân thủ các quy định quản lý nội bộ của Công ty trong quá trình làm việc.

3. Quyền hạn:

- Tham khảo các tài liệu trong Thư viện của Công ty theo quy định của Công ty về quản lý Thư viện và bảo mật thông tin;

- Đề nghị Trưởng bộ phận phụ trách team Thư ký cung cấp các hỗ trợ cần thiết và hợp lý trong quá trình làm việc;

- Các quyền hạn khác theo cho phép của Trưởng bộ phận phụ trách team Thư ký.

4. Kênh báo cáo:

- Báo cáo trực tiếp công tác hỗ trợ, công tác hành chính (xin nghỉ phép …) cho Trưởng bộ phận phụ trách team Thư ký

- Báo cáo công tác chuyên môn cho LSTV.