Thư ký Phòng

Định kỳ báo cáo số liệu chấm công cho bộ phận nhân sự.

Hỗ trợ giám sát buồng phòng xếp lịch làm việc cho nhân viên, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc của khách sạn.

Theo dõi lịch làm việc của nhân viên và kịp thời thông báo lại cho nhân viên được biết nếu có sự thay đổi, điều động đột xuất.

Cất giữ cẩn thận chìa khóa kho, phòng chức năng… được giao quản lý.

Thực hiện việc giao chìa khóa cho nhân viên có trách nhiệm liên quan.

Yêu cầu nhân viên ký nhận trước khi giao – nhận chìa khóa.

Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến bộ phận và cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu.

Chuyển tiếp cuộc gọi đến các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm liên quan xử lý để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách.

Tiếp nhận đồ thất lạc trong khách sạn và thực hiện việc ghi chép thông tin ghi nhận ban đầu.

Cất giữ đồ thất lạc đúng vị trí , đảm bảo an toàn với những đồ thất lạc có giá trị.

Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết đồ thất lạc cho khách theo quy trình tiêu chuẩn của khách sạn.

Phối hợp với nhân viên kho kiểm kê kho hàng (Dầu gội, sữa tắm, kem đánh răng, bàn chải, đồ minibar…) để đảm bảo luôn có đủ hàng hóa phục vụ khách.

Kiểm soát thời hạn thức ăn, đồ uống cung cấp cho minibar.

Thực hiện kiểm kê các trang thiết bị, dụng cụ, đồ dùng, hàng hóa hàng tháng.

Tổng hợp các yêu cầu mua hàng và lên kế hoạch trình cấp trên phê duyệt.

Tổng hợp các hóa đơn dịch vụ của khách và gửi cho bộ phận lễ tân.

Quản lý đồ cho mượn của bộ phận: bàn là, cầu là, bộ đổi nguồn…

Thực hiện việc ghi chép, thống kê các bảng biểu, lập báo cáo công việc theo yêu cầu.

Lưu trữ cẩn thận hồ sơ, tài liệu được giao quản lý.

Chịu trách nhiệm quản lý các trang thiết bị trong văn phòng buồng, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ.

Tham gia các buổi tập huấn, chương trình bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ của bộ phận.

Tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, chủ động đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả công việc.

Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.