Thư Ký - Trợ Lý Cho Tổng Gđ

1. Công việc chính:
- Lên kế hoạch & liên hệ, sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc của TGĐ
- Quản lý hồ sơ phòng TGĐ và hồ sơ hợp đồng, dịch vụ tại phòng HCNS.
- Book hotel, vé máy bay và các công việc khác (Visa,…) phục vụ cho TGĐ đi công tác trong và ngoài nước
- Thực hiện công tác làm thủ tục và đón tiếp khách nước ngoài làm việc với công ty ( Visa Approval, di chuyển và lưu trú cho khách)
- Cập nhật chứng thực chứng nhận, giấy phép (giấy GPKD văn phòng, chi nhánh,…) làm các hồ sơ pháp lý của công ty khi có yêu cầu ( tăng vốn điều lệ công ty, sửa đổi mã ngành nghề kinh doanh)
- Bảo quản con dấu, cho số hợp đồng, các văn bản và lưu sổ theo dõi công văn.
- Thông báo, triển khai các chỉ đạo của TGĐ đến các phòng ban, đảm bảo các quyết định của TGĐ được truyền đạt và thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác.
- Nhận thông tin phản hồi. Tổng hợp, đánh giá, đối chiếu báo cáo của các phòng ban, bộ phận theo phân công của TGĐ.
- Tham gia các cuộc họp và đào tạo viết biên bản họp, báo cáo đào tạo. Theo dõi thực hiện hậu đào tạo của các phòng ban (theo yêu cầu của TGĐ).
2. Công tác khác
- Đăng ký các chương trình hội thảo, hội nghị, hiệp hội, giao lưu, khóa đào tạo, chương trình từ thiện cho TGĐ
- Phụ trách đăng ký và làm hồ sơ tham gia các giải thưởng, thương hiệu, truyền thông MKT,…
- Phụ trách hồ sơ thi đua khen thưởng (theo quý, năm) và hồ sơ sáng kiến cải tiến (khi phát sinh)
- Theo dõi hội phí , quyền lợi hội viên của các Hiệp hội công ty & TGĐ tham gia
- Công tác đón tiếp khách của TGĐ : chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị hồ sơ, trà nước, tiệc nhẹ (nếu có),…
- Theo dõi, sắp xếp lịch sử dụng phòng họp.
- Quản lý tủ sách thư viện nội bộ công ty.
- Quản lý kho VPP phòng HCNS.
- Công tác hỗ trợ công đoàn, chăm sóc đời sống tinh thần cho CBQL ( sinh nhật, tiệc, lễ tết, ...)