Việc làm thư ký / trợ lý

Trợ lý/ thư ký là ngành nghề được nhiều người quan tâm về tính chất công việc cũng như sự khác biệt giữa 2 công việc tưởng chừng như giống nhau này. Cùng StudentJob tìm hiểu về công việc trợ lý/ thư ký và tìm kiếm cơ hội cho bản thân nhé 

1. Thư ký là gì?

Thư ký là người hỗ trợ trong các hoạt động giám sát sát và điều hành công việc tại văn phòng, doanh nghiệp. Công việc của thư ký văn phòng hay thư ký giám đốc nhìn chung đều là liên quan đến việc xử lý các loại giấy tờ, công việc hành chính, sắp xếp giấy tờ, hồ sơ tuyển dụng, soạn thảo, ghi chép văn bản, nội dung trong các cuộc họp

Đặc biệt, với chức vụ thư lý giám đốc còn phải tham gia vào việc đón tiếp khách hàng, thiết kế, sắp xếp lịch trình cho giám đốc, tổ chức các hội nghị, lên kế hoạch cho doanh nghiệp, lên lịch trình cho các chuyến đi công tác của cấp trên,...

2. Trợ lý là gì? 

Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc, nhà lãnh đạo và những người có quyền lực cao trong công ty. Một người trợ lý tốt là những cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo của các doanh nghiệp ở trong các dự án. Bên cạnh đó, người trợ lý sẽ là người giải quyết mọi vấn đề trong công ty về đa dạng các lĩnh vực như tài chính, đối nội, đối ngoại trong doanh nghiệp, thực hiện các đàm phán, thỏa thuận, giám sát công việc của nhân viên trong toàn bộ doanh nghiệp. 

Với những công việc như trên, về cơ bản trợ lý là một công việc khá phức tạp và có thể chịu áp lực khá lớn. Để có thể làm tốt công việc này, bạn không những cần những kiến thức chuyên môn mà còn cần kỹ năng giao tiếp, ăn nói khéo léo, đặc biệt là khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy và chính xác. 

3. Sự khác biệt của làm thư ký và làm trợ lý

Một trợ lý doanh nghiệp thường sẽ giữ vai trò lãnh đạo hơn là người làm thư ký. Những người làm trợ lý có thể, hay thường làm và thực hiện tất cả các nhiệm vụ trách nhiệm của một thư ký cần làm, nhưng sau đó họ cần làm nhiều việc hơn thế nữa. 

Thay vì chỉ thực hiện sắp xếp các cuộc hẹn như một thư ký văn phòng, trợ lý còn phải tổ chức, lên lịch các chương trình của công ty và tạo chương trình, hoạt động cho các cuộc họp và hội nghị.

Việc làm trợ lý có thể thực hiện một số nhiệm vụ của kế toán, hay quản lý ngân sách của doanh nghiệp và đảm bảo rằng các phương thức  thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp là hoàn toàn chính xác và các khoản chi phí phải trả cũng như các khoản phải thu sẽ được xử lý kịp thời. Vì vậy mà người trợ lý phải tương tác với mọi người từ khắp các phòng ban trong doanh nghiệp.

Còn thư ký là người ​​giải quyết các vấn đề phát sinh và cùng với giám đốc trực tiếp làm việc với toàn bộ các đội ngũ kinh doanh trong công ty. 

Thậm chí, một số thư ký văn phòng còn có báo cáo với họ và họ có thể phân công và giám sát công việc của người khác. Bản thân họ sẽ thường báo cáo công việc và các vấn đề với các thành viên hàng đầu của các tổ chức doanh nghiệp như chủ tịch công ty, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính.

Nhìn chung, thư ký chính là “bộ mặt thứ 2 của một doanh nghiệp” sau người lãnh đạo. Cụ thể, thư ký phải lên kế hoạch, đón tiếp khách hàng, đối tác cho doanh nghiệp. Họ là người trực tiếp thực hiện đặt vé máy bay, chỗ ở cho giám đốc trong các chuyến công tác. Thư ký còn phải tư vấn và đề xuất cho giám đốc các phương hướng xử lý để giải quyết các vấn đề trong công việc.

Ngoài ra, thư ký sẽ phải soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu của cấp trên, là phiên dịch cho giám đốc trong các cuộc họp. Thư ký sẽ được tham dự các cuộc họp và ghi lại các thông tin quan trọng. Đồng thời, thư ký sẽ có thể thay mặt giám đốc xử lý hoặc  trả lời các câu hỏi của bên truyền thông cũng như từ bên đối tác. Và trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát các phòng ban.

4. Tìm việc làm thư ký/ trợ lý tại StudentJob

Hiện tại StudentJob đang có trên 100 đầu công việc làm trợ lý, thư ký bạn có thể tham khảo như: 

Việc làm trợ lý/ thư ký tuyển dụng tại Hà Nội có trên StudentJob

Việc làm trợ lý/ thư ký tuyển dụng tại TP Hồ Chí Minh có trên StudentJob

Việc làm trợ lý/ thư ký tuyển dụng tại Đà Nẵng có trên StudentJob

Việc làm trợ lý/ thư ký tuyển dụng tại Hải Phòng có trên StudentJob

Việc làm trợ lý/ thư ký tuyển dụng tại Bình Dương có trên StudentJob

Vậy cả trợ lý lẫn thư ký giám đốc đều đóng vai trò quan trọng trong công ty và cần có kiến thức nền tảng vững chắc cũng như kỹ năng mềm liên quan. StudentJob vừa cung cấp cho bạn một số những thông tin cần thiết, hy vọng bạn sẽ lựa chọn được công việc phù hợp với bản thân. 

Đừng quên tham khảo những công việc khác đang có tại StudentJob

Việc làm tài chính/ kế toán

Việc làm bán hàng

Việc làm IT

Việc làm giao hàng, kho vận

Việc làm spa/ làm đẹp

Việc làm marketing, truyền thông/ quảng cáo có tại StudentJob