Trợ lý Ban Giám đốc (Tiếng Anh)

* Hỗ trợ các công việc hàng ngày của Ban Giám đốc

- Quản lý lịch làm việc của Ban Giám đốc (BGĐ), bao gồm sắp xếp các cuộc họp, cuộc hẹn và các sự kiện liên quan khác.

- Sắp xếp và xử lý công tác hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện của BGĐ: lên lịch họp, dự thảo chương trình nghị sự, biên soạn/tổng hợp và phân phối tài liệu thuyết trình, ghi chép và lưu trữ các biên bản cuộc họp.

- Sắp xếp hậu cần các chuyến công tác, làm việc với Khách hàng/Đối tác của BGĐ.

- Soạn thảo các văn bản và chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu của BGĐ.

- Lưu trữ và truy xuất hồ sơ, tài liệu và báo cáo ở cấp độ chi nhánh/công ty.

* Hỗ trợ các hoạt động quản trị vận hành của Ban Giám đốc

- Đóng vai trò là đầu mối liên lạc của BGĐ với các bên liên quan, cả bên trong và bên ngoài.

- Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính khác nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho BGĐ có khả năng lãnh đạo tổ chức một cách hiệu quả, bao gồm: hỗ trợ các Dự án đặc biệt; thiết kế và soạn thảo các tài liệu, báo cáo và thuyết trình; soạn thảo và chuẩn bị thư từ; quản trị danh sách liên lạc, ...

- Kiểm soát tiến độ thực hiện (timeline) các kết luận giao ban và/hoặc các công việc đã được BGĐ phân công, giao việc đến các cá nhân/bộ phận.

- Phối hợp với các phòng ban/bộ phận rà soát, chỉnh sửa/bổ sung, xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng, quy định, quy trình, ...

- Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra, trình ký, theo dõi và chuyển trả hồ sơ/văn bản/giấy tờ trình ký của các phòng ban/bộ phận.

* Tổng hợp báo cáo định kỳ và phát sinh của Ban Giám đốc

- Theo dõi, tổng hợp dữ liệu kinh doanh và báo cáo BGĐ.

- Tổng hợp báo cáo tuần, báo cáo tháng định kỳ của Chi nhánh gửi Tổng công ty.

- Tổng hợp, cập nhật dữ liệu các báo cáo phát sinh theo yêu cầu của BGĐ và Tổng công ty.

* Thực hiện các dự án/nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.